SZAKMAI KÉPZÉS
Irattári - Pálmány Béla: Az Új Magyar Központi Levéltár iratkezelő és irattáros tanfolyamai, 1973–1976. • 1978. [LSZ 1978/2. 225-239. p.]
5. Az iratkezelés segédkönyvei. Érkeztetőkönyv, amelyre az irat érkezési idejét rögzítjük. Iktatókönyv (nyilvántartókönyv, hitelesítési záradék). Mutatókönyv. (Regiszteres, tárgyi v. névmutató, iktatószám) Szerelőkönyv. (Alapszámos rendszernél kell) Határidő napló. 6. Az irat útja a kezelőirodákból az ügyintézőkig és vissza, A küldemények átvétele, elosztása és felbontása. A küldemények minősítése, TÜK. Iktatás: iktatóbélyegző, iktatókönyv rovatának kitöltése, gyűjtőszám, gyűjtőív. Ügyintézők kijelölése és bejegyzése. Ügyintéző feladatai: leírói utasítás kézbesítési utasítás Irattári tételszám feljegyzése (v. az előadó, v. az iratkezelő). Kiadmányozás. A kiadmány tisztázása, elküldése. 7. Az irattári terv fogalma. Az irattári terv jellege. Az irattári terv felépítése. Az irattári terv fogalma: Az irattári terv az iratkezelési szabályzat szerves része, amely valamely szerv működése során keletkezett iratok tárgyi csoportosítási rendszerét határozza meg. Az irattári terv rovatai: tételszám, ügykör, irattári őrzési idő, levéltárba adás ideje. Az irattári terv jellege: 1. szervezeti felépítést követő, vagy 2. funkcionális. Irattári terv készítése: Központilag, megfelelő szakember által. 8. Az irattári tételek kialakításának szempontjai - tovább bontási lehetőségek. Az irattári tételek jelölése. (Egyszerű, arab számmal) Egy ügykörhöz tartozó és azonos őrzési idejű iratok együttese az irattári tétel, amelybe lehetőleg egy esztendőben 2-300 ügyirat tartozzon. Tovább bontási lehetőség: földrajzi hely, területi elv, alfabetikus elv szerint.
