ANYAKÖNYVI ÜGYEK

Az anyakönyvek másodpéldányaival kapcsolatos levéltári feladatokról. Melléklet: iratminták. • 1968.06.15 [133/1968. (M. K. 12.) MM sz. utasítás = Művelődésügyi Közlöny 1968/12.]

tésével pótlás, illetve helyesbítés elrendelése végett vissza kell küldeni az illetékes igazgatási osztálynak. (2) Ha a' szabálytalan bejegyzések oly mértékben fordulnak elő, vagy olyan jellegűek, hogy azokat célszerűen helyesbíteni nem lehet, fel kell hívni az illetékes igazgatási osztály figyelmét a másodpéldány újból való elkészítése szükségességére. (3) Súlyosabb természetű szabálytalan bejegyzések észlelése esetében, különösen akkor, ha azok ugyanazon igazgatási osztály felügyelete alatt álló több anyakönyvi kerület példányaiban mutatkoznak, erről a Levéltári Igazgatóságnak jelentést kell tenni, amely a Minisztertanács Tanácsszervek Osztályát erről értesíti. 7. §. Az anyakönyvi másodpéldányok elhelyezése, köttetése (1) Az átvett anyakönyvi másodpéldányok füzeteit kemény táblák között kell őrizni. Egy-egy anyakönyvi kerület (kirendeltség) füzeteit születési, házassági, halotti anyakönyv szerinti tagolásban átlagosan 300 lapot elérő terjedelem esetén oly módon kell beköttetni, hogy a kötetek lehetőleg teljes évfolyamokat tartalmazzanak. A bekötéssel járó költségek fedezetéről a levéltár költségvetésében kell gondoskodni. (2) A bekötésre szánt másodpéldányok füzeteit munkába adás előtt felül kell vizsgálni, a bekötés megtörténte után pedig meg kell vizsgálni azok hiánytalan voltát és rendjét. (3) A bekötött másodpéldányokat és a kemény táblák közé tett másodpéldányok füzeteit az anyakönyvi kerületek és kerületi kirendeltségek betűrendjében, igazgatási kerületekre osztott városok esetében ezen felül a kerületek számának rendjében kell elhelyezni. 8. §. Az átvétel után észlelt hiányosságok megszüntetése (1) Ha a szabályszerűen átvett, átvizsgált és elhelyezett anyakönyvi másodpéldányba való betekintés, anyakönyvi okirat kiállítása, vagy utólagos bejegyzés jelzetének bevezetése alkalmával alaki, vagy tartalmi szempontból téves, vagy hiányos bejegyzést állapítanak meg, a levéltár az anyakönyvezetőtől az anyakönyv első példányából kiállítandó anyakönyvi másolatot kér be, azt levéltári iktatószámmal látja el, majd annak alapján az első példánytól eltérő bejegyzést a másodpéldányban utólagos bejegyzés formájában helyesbíti, illetve a hiányosságot pótolja. Ha a téves, vagy hiányos bejegyzés tekintetében a két példány egyezik, az anyakönyvi kerület felett felügyeletet gyakorló igazgatási osztályt értesíteni kell a bejegyzés kiigazításának elrendelése végett. (2) Az előző bekezdésben említett téves, vagy hiányos bejegyzés helyesbítését jegyzőkönyvi mintájú másodpéldány esetén a lap szélén, rovatos mintájú másodpéldánynál az „utólagos bejegyzések" rovatában kell teljesíteni. A helyesbítés szövegéből ki kell tűnnie, hogy az az első példány alapján történt. A helyesbítés után be kell jegyezni az anyakönyvi másolat levéltári iktatószámát és a bejegyzés keltét. A helyesbítést csak a levéltár igazgatója, vagy megbízottja hitelesítheti. [Pl. a gyermek születési idejének hónapja az első példány szerint: október (825— 19G8. lt. sz.) 1968. május 3. X. levéltári igazgató.] (3) A helyesbítés megtörténte után a helyesbítés alapját képező anyakönyvi másolatot az irattárban kell elhelyezni. 9. §. Betekintés és tudományos kutatás engedélyezése, kölcsönzés (1) Az anyagkönyvi másodpéldányban foglalt bejegyzés megtekintése kizárólag annak engedélyezhető, aki meghatalmazással igazolja, hogy a bejegyzés megtekintésére hivatalos eljárással kapcsolatban van szükség és a bejegyzés megtekintése milyen adatok megállapítása céljából szükséges. A meghatalmazást be kell vonni és az irattárban kell megőrizni. A betekintést kizárólag a levéltár igazgatója, tartós távolléte esetén megbízottja engedélyezheti. A meghatalmazást csak akkor lehet elfogadni, ha azt annak a szervnek a vezetője írta alá, amelynek a bejegyzés, vagy irat megtekintésére az előtte folyó hivatalos eljárással kapcsolatban szüksége van. (2) Történeti, vagy egyéb tudományos célból egyes, vagy tömeges anyakönyvi bejegyzések kutatására csak a levéltár igazgatója (tartós távolléte esetén megbízottja) adhat engedélyt. (3) A levéltárak őrizetében levő anyakönyvi másodpéldányokat csak a Minisztertanács Tanácsszervek Osztályának szabad kikölcsönözni. III. Az utólagos bejegyzések 10. §. Az utólagos bejegyzésekkel kapcsolatos feladatok A levéltárak az anyakönyv első példányában feljegyzett utólagos bejegyzések szövegét tartalmazó jegyzékeket és az Au. 119. § (4) bekezdése alapján megküldött születési anyakönyvi másolatokat átveszik, kezelik, az utólagos bejegyzések jegyzékének (a továbbiakban: UB. jegyzék) folyó- és évszámát, illetve az anyakönyvi másolaton közölt adatokat az anyakönyvek másodpéldányába bevezetik. 11. §. Az UB. jegyzékek és anyakönyvi másolatok átvétele és nyilvántartása (1) A levéltárak az anyakönyvi kerületek (kirendeltségek) által kiállított és a felügyeletet gyakorló igazgatási osztályok által beküldött UB. jegyzékeket és anyakönyvi másolatokat nyilvántartásba veszik (2. sz. minta). Minden anyakönyvi kerület és kerületi kirendeltség részére külön nyilvántartást kell vezetni. (2) A nyilvántartás 1. rovatába be kell jegyezni, hogy a jegyzék, és anyakönyvi másolatok mely hónap, illetve negyedév folyamán teljesített utólagos bejegyzésekre vonatkoznak; a 2. rovatba a beérkezés ideje kerül; a 3. rovatba a születési, a 4. rovatba a házassági, az 5. rovatba a halotti jegyzék beérkezése tényét plusz jel (+) beírásával kell jelölni; a 6. rovatba fel kell tüntetni a beérkezett anyakönyvi másolatok darabszámát. Nemleges jelentés esetén a 3—5. rovatoknál a megfelelő rovatba a „nemleges" szót kell beírni. 12. §. Az UB. jegyzékek beérkezésének ellenőrzése Azt, hogy a fővárosi és megyei jogú városi anyakönyvi kerületek UB. jegyzékeit minden hónap, illetve a többi anyakönyvi kerület jegyzékét minden negyedév elteltét követő hó 15-ig az illetékes felügyeletet gyakorló igazgatási osztály beküldte-e, a levéltár ellenőrizni köteles. Á határidőre be nem küldött jegyzékek megküldését 8 nap múlva az illetékes igazgatási osztálynál meg kell sürgetni. 13. §. Az UB. jegyzékek átvizsgálása A levéltárak kötelesek az UB. jegyzékeket az alábbi szempontok szerint átvizsgálni: folyamatosan halad-e a jegyzékek folyószámozása a tárgyéven keresztül, nincsenek-e feltűnő adathiányok, hitelesítve van-e a jegyzék. Hiányosság esetében az UB. jegyzéket pótlás végett az illetékes igazgatási osztálynak vissza kell küldeni és ezt a körülményt a nyilvántartás 7. rovatába be kell jegyezni. Ugyanott kell bejegyezni a helyesbítés, kiegészítés után újból beérkező UB. jegyzék átvételének tényét és időpontját. 14. §. Az UB. jegyzékek jelzeteinek bejegyzése (1) A levéltárak azt a körülményt, hogy valamely anyakönyvi bejegyzésre vonatkozóan utólagos bejegyzés történt, jegyzőkönyvi mintájú másodpéldányban a vonalkozó bejegyzésénél a lap szélén, rovatos mintájú másodpéldányban pedig az „Utólagos bejegyzések" rovatában az „UB."' szórövidítés, továbbá a jegyzék folyó- és évszámának bejegyzése által (pl. UB. 37/1967.) tüntetik fel. (2) Az UB. jegyzék folyó- és évszámának, az u. n. UB. jelzetnek bejegyzését nem azabad teljesíteni, ha a hivatkozási év- és folyószám rossz, vagy a jegyzéken feltün*