ANYAKÖNYVI ÜGYEK

Az anyakönyvek másodpéldányaival kapcsolatos levéltári feladatokról. Melléklet: iratminták. • 1968.06.15 [133/1968. (M. K. 12.) MM sz. utasítás = Művelődésügyi Közlöny 1968/12.]

tetett név nem egyezik a másodpéldányban szereplő névvel. Ilyen esetben az eset tisztázása végett az anyakönyvi kerületet kell írásban megkeresni. Az UB. jegyzéket visszaküldeni ilyenkor nem lehet. (3) Az UB. jelzetet a másodpéldány megfelelő rovatában kis helyet felhasználva kell bevezetni. Ha erre a rovatban már hely nincs, toldatot (Au. 26. §) kell alkalmazni. (4) Az UB. jelzeteket a főváros és a megyei jogú város anyakönyvi kerületeinek esetében negyedévenként, a többi anyakönyvi kerületnél félévenként kell az anyakönyvi másodpéldányba bejegyezni. 15. §. Kiegészítő adatok bejegyzése anyakönyvi másolat alapján (1) Az apa (képzelt apa) adatainak utólagos megállapítása és az anyakönyv első példányába történt bevezetése esetében a levéltár a beküldött születési anyakönyvi másolat alapján bejegyzi a másodpéldány 3., 4. és 7. rovatában hiányzó adatokat: a gyermek családi nevét, az apa adatait és az anyakönyvvezető névaláírását. (2) Az apa adatai nélkül anyakönyvezett és lezárt alapbejegyzés esetén a megküldött születési anyakönyvi másolat alapján a levéltárban őrzött másodpéldány 3. és 7. rovatába be kell jegyezni a gvermek családi neveként az anya családi nevét, illetve az anyakönyvvezető névaláírását, az apa adataira vonatkozó lovatokat pedig ki kell húzni. 16. §. Az VB. jegyzékek és anyakönyvi másolatok elhelyezése (1) Az UB. jegyzékeket az 1907—1952. között vezetett hasonló jegyzékekkel együtt az anyakönyvi kerületek betűrendjében, azon belül időrendben kell tárolni. A nemleges jelentéseket a jegyzékkel együtt kell őrizni. (2) A születési anyakönyvi másolatokat az adatok bejegyzéséig (15. §) az UB. jegyzékekkel együtt kell tárolni. (3) Az utólagos bejegyzésekről korábbi anyakönyvi rendtartás értelmében 1895—1906. években küldött másolatokat és az 1953—1960. években küldött értesítéseket külön kell elhelyezni, mégpedig az anyakönyvi kerületek betűrendjében, azon belül születési, házassági, halotti tagolásban az évfolyamok és az anyakönyvi folyószámok növekvő rendjében. A születési anyakönyvi másolatokat az adatok kiegészítő bevezetése után (15. §.) az anyakönyvi értesítések közé kell besorolni. (4) Az utólagos bejegyzéseke- tartalmazó jegyzékeket, másolatokat, értesítéseket és születési anyakönyvi másolatokat selejtezni nem szabad. IV. Elveszett vagy használhatalanná vált anyakönyvek pótlása 17. §. Az anyakönyv első példánya pótlásának jeladata A levéltárak az anyakönyv elveszett, vagy használhatatlanná vált első példányának pótlása céljából a fővárosi, megyei, megyei jogú városi tanács végrehajtó bizottsága igazgatási osztálya megkeresésére — az érdekelt tanács költségvetése terhére — másolatot készítenek a levéltárban őrzött másodpéldányról. A pótlás munkájának szakszempontból való irányítása és ellenőrzése a levéltár igazgatójának és az anyakönyvi felügyeletet gyakorló igazgatási osztály együttes feladata. 18. §. Az VB. jegyzék szövegének bejegyzése az anyakönyvi másodpéldányba (1) Az első példány pótlása során a levéltár köteles az anyakönyvi másodpéldányt lemásolása előtt az utólagos bejegyzések szövegével kiegészíteni. A bejegyzett UB. jelzetek alapján az UB. jegyzékből át kell másolni jegyzőkönyvi mintájú másodpéldányban a lap szélére, rovatos mintájú másodpéldány esetén az „Utólagos bejegyzések" rovatába az utólagos bejegyzések teljes szövegét. Egyidejűleg az UB. jelzetet úgy kell áthúzni, hogy az ne váljék olvashatalanná. (2) A bevezetett utólagos bejegyzések szövegét az UB. jegyzéken közült szöveggel egyeztetni kell. Az egyeztetés során felfedezett elírás, hiány esetében az utólagos bejegyzés szövegét zárójel közé kell tenni, folytatólagosan fel kell tüntetni a törlés okát, majd keltezés után az utólagos bejegyzést a levéltár igazgatója, vagy megbízottja aláírja. Ezt követően az utólagos bejegyzés helyes szövegét ismét be kell vezetni. 19. §. Másolat készítése az anyakönyvi másodpéldányból (1) Az első példány pótlására az utólagos bejegyzésekkel kiegészített másodpéldány szövegét szószerint kell a másodpéldánynak megfelelő nyomtatványra átmásolni. (2) Nem szószerint, hanem a helyesbített tartalomnak megfelelően kell átmásolni azokat a bejegyzéseket, amelyeket a másodpéldány elkészítésekor az első példányból hibásan vezettek át, az anyakönyvvezető egyidejű helyesbítésével. Hasonlóképpen a helyesbített tartalomnak megfelelően kell átmásolni az UB. jegyzékből hibásan átvezetett és a levéltár igazgatója által törölt és ezt követően helyesen átmásolt utólagos bejegyzések szövegét, — a törölt bejegyzéseket ilyen esetben nen kell átmásolni. (3) A régies helyesírást a másolás során meg kell tartani. Nem kell átmásolni a nyomtatott szövegrészben meglevő, de i.ézírással is ismételt szavakat (pl. szül., lak.). (4) Vallási hovatartozásra vonatkozó adatokat és bejegyzéseket átmásolni nem szabad, — kivéve az olyan utólagos bejegyzéseket, melyeknél az alapbejegyzésben szereplő személy utóneve vallási ténykedés következtében megváltozott. (5) Az áthúzott és teljes szöveggel pótolt UB. jelzetet nem szabad átmásolni. Ellenben, ha a másodpéldányba utólagos bejegyzések azért nem voltak átvezethetők, mert az ezeket tartalmazó jegyzékek egészben, vagy részben veszendőbe mentek, vagy használhatatlanná váltak, a másolatra az utólagos bejegyzésekre utaló UB. jelzeteket kell bejegyezni. (6) Az anyakönyvvezető Htelesító záradékát, valamint az anyakönyvi felügyelő, illetve a felügyeletet gyakorló igazgatási osztály felülvizsgálatát tanúsítr záradékát a pótlás során át kell másolni. A záradékok után netán üresen maradt rovatokat mindkét oldalon két egymást keresztező vonallal át kell húzni. A következő évi bejegyzéseket új lapon kell kezdeni. (7) Az elkészült másolatot egyeztetni kell. A másolás folyamán elkövetett hibáka': az alábbiak szerint kell helyesbíteni : a) folyószám eltévesztése esetén a tévesen írt számot zárójelbe kell tenni és a helyes számot fölé kell írni, b) minden egyéb hiba helyesbítését jegyzőkönyvi mintájú másolatnál a lap szélén, rovatos mintájú másolat esetén az „Utólagos bejegyzések" rovatában akként kell elvégezni, hogy a szövegből a helyesbítés ténye kitűnjék. (Pl. „Helyesbítés: az apa foglalkozása villanyszerelő", vagy „Helyesbítés: A második helyen bejegyzett házasságkötési tanú lakóhelyénél zárójel közé tett szót törlöm.") A helyesbítést keltezés követi, majd a levéltár igazgatójának, vagy megbízottjának aláírása. 20. §. A másodpéldányról készített másolat hitelesítése (1) A levéltár igazgatója az első példány pótlására készített másolatot egyeztetés és helyesbítés után az utolsó bejegyzést követő vízszintes sorban záradékkal hitelesíti. Ebben fel kell tüntetni a pótlás tényét és módját, a bejegyzések számát és a kötet lapszámát. A hitelesítő záradék szövege: „Ez a másolat a anyakönyvi kerület születési (házassági, halotti) anyakönyvének első példánya évi folyószámtól az évi folyószámig terjedő bejegyzéseinek pótlása céljából a Levéltárban őrzött másodpéldányból átmásolással készült és azzal megegyezik. A másolat lapon * bejegyzést tartalmaz."