ANYAKÖNYVI ÜGYEK

Az állami levéltárakban elhelyezett állami anyakönyvi másodpéldányokkal kapcsolatos levéltári feladatok ellátásáról. • 1956.10.14 [1/1956. (T. K. 55.) LOK sz. utasítás = Tanácsok Közlönye 1956/55.]

FÍtett utólagos bejegyzésekről és az Au. 70. § (3) bekezdése alapján bejegyzett adatokról (a továbbiakban: utólagos bejegyzések) szóló anyakönyvi értesítéseket és anyakönyvi másolatokat (a továbbiakban: értesítések) átveszik, nyilvántartják, kezelik, valamint az azokban foglalt bejegyzéseket az anyakönyvek másodpéldányába bevezetik. 11. §. (1) Az állami levéltárak az anyakönyvvezetőiktől beérkezett értesítéseket kötelesek nyilvántartásba venni (2. számú minta). Minden egyes anyakönyvi kerület (kirendeltség) számára külön nyilvántartást kell''felfektetni. (2) A nyilvántartás 1. rovatába fel kell jegyezni, hogy «z értesítések melyik hónapban (elmaradt értesítések tutólagos beküldése esetén melyik hónapokban) történt bejegyzésekre vonatkoznak. (3) Az értesítéseket a tárgyhót követő hónap 8. és 14. napja közötti időszakban nyilvántartásba kell venni. A nyilván tartásbavétel idejét az értesítés első oldalának bal felső sarkán fel kell tüntetni. (4) A nyilvántartásbavétel után az értesítéseket anyakönyvi nemenként az- anyakönyvi bejegyzés' éve és ezen belül folyószáma szerint kell rendezni. (5) Az Au. 175 § (3) bekezdésében előírt nemleges jelentés beküldése esetén a nyilvántartás 3—5. rovatainak keresztülírásával a ..Nemleges jelentés'" szavakat kell bejegyezni. (6) Az állami levéltáraknak minden hó 15-ig közölniök kell az elsőfokú anyakönyvi felügyelőkkel azoknak az anyakönyvi kerületeknek nevét, ahonnan az előző hónapra vonatkozóan sem értesítést, sem nemleges jelentést nem kaptak. A közlés tényét a nyilvántartás „Megjegyzések" rovatába — a tárgyhó bejegyzése után — röviden fel kell tüntetni. 12. §, (1) Az utólagos bejegyzések bevezetése előtt meg kell vizsgálni, hogy azok valóban az értesítésen megjelölt alapbejegyzésre vonatkoznak-e. Eltérés esetén az értesítést — az észlelt eltérés közlésével — az anyakönyvvezetőnek vissza kell küldeni. Ugyancsak vissza kell küldeni — az ok megjelölésévei — a hiányosan vagy szabálytalanul kiállított értesítéseket. (2) A hibásan, 'hiányosan kiállított értesítésnek az anyakönyvvezető részére való visszaküldését a nyilvántartás (2. számú minta) „Megjegyzések" rovatába — a visszaküldés tényének és idejének feltüntetésével — be kell jegyezni. (3) Az anyakönyvvezetőnek visszaküldött értesítés újból való beérkezését figyelemmel kell kísérni. Ha az értesítés 30 napon belül nem érkezik meg, vagy ismételten hibásan, hiányosan állították ki. úgy az ügy elintézésére az elsőfokú anyakönyvi felügyelőt kell felkérni. (4) A helyesbítve visszaérkezett értesítéseket nem kell újra nyilvántartásba venni, hanem a viszaérkezés idejét az értesítés első oldalának bal felső sarkán fel kell tüntetni, majd a nyilvántartás ..Megjegyzések" rovatában a visszaérkezett értesítések folyószámát át kell húzni, 13. §. U) Az állami levéltárak az értesítéseken közölt utólagos bejegyzéseket az anyakönyvi másodpéldány vonatkozó bejegyzésénél kötelesek szószerint bevezetni. (2) Az utólagos bejegyzést a rovatos mintájú másodpéldány „Utólagos bejegyzések" rovatába, jegyzőkönyvi mintájú másodpéldánynál pedig a lap szélére kell feljegyezni. (3) Ha a rovatos mintájú anyakönyvi másodpéldánynál &z „Utólagos bejegyzések" rovatában vagy a jegyzőkönyvi mintájú anyakönyvi másodpéldánynál a lap szélén az utólagos bejegyzés bevezetésére nincs már elegendő hely, a?. 1 Au. 44. §-ában foglaltaknak megfelelően toldatot kell alkalmazni. (4) Ha az anyakönyvvezető olyan utólagos bejegyzésről küld értesítést, mely utólagos bejegyzést még annak lezárása előtt mint tévesét teljes terjedelmében törölt, ezt » másodpéldányba bevezetni nem kell. (5) Ha a gyermek apjának (képzelt apjának) adatait utólag kell az 1953. január 1. után vezetett anyakönyv másodpéldányába bevezetni, az adatokat nem az „Utólagos bejegyzések" rovatába, hanem — az anyakönyvi másolat alapján — az Au. 70. § (3) bekezdésében meghatározott rovatokba kell bejegyezni. 14. §. U) Az utólagos bejegyzéseket az állami levéltárba való érkezését 3 hónapon belül a másodpéldányba be kell vezetni. A 3 hónapon túl eszközlendő bejegyzésekre indokolt esetben a Levéltárak Országos Központja ad engedélyt. A bevezetett utólagos bejegyzéseket a levéltárvezetőnek (vagy helyettesének) aLáírni (aláírással hitelesíteni) nem kell. (2) A bevezetés során esetleg elkövetett másolási hibákat a már bejegyzett szöveg folytatásaként akként kell helyesbíteni, hogy a szövegből a helyesbítés ténye kitűnjék (pl. „Helyesbítés: az 1956. augusztus 24-én kelt utólagos bejegyzésben az apa születési helye: Szirák."). A teljes egészében tévesen bevezetett utólagos bejegyzést zárójelek közé kell tenni és azt követően törölni kell: „Ezt a zárójelbe tett téves utólagos bejegyzést törlöm." A helyesbítést keltezéssel kell ellátni és azt a levéltár vezetőjének (vagy helyettesének) alá kell írni. 15. §. (1) Az utólagos bejegyzésnek a másodpéldányba való bevezetése idejét és a másoló nevét az értesítés első ol-' dala ba.1 alsó sarkán fel kell jegyezni. (2) Az értesítéseket a másodpéldányba történt vezetés után (a budapesti 2. sz. Állami Levéltárnál megyénként külön-külön) az anyakönyvi kerület (kirendeltségek) ne. vének betűrendjében, igazgatási kerületekre osztott városoknál a kerületek számának sorrendjében, anyakönyvi nemenként, az anyakönyvi bejegyzések éve és folyószáma szerint kell elhelyezni és megőrizni. Az értesítések nem selejtezhetők. (3) A nemleges jelentéseket [11. § (5) bekezdése] a megfelelő értesítéseik mellett, azoktól elkülönítve időrendben kell elhelyezni. A nemleges jelentések 2 év eltelte után selejtezhetők. IV. FEJEZET. Az anyakönyv első- és másodpéldányának pótlásánál követendő eljárás. 16. §. Az állami levéltárak a veszendőbe ment vagy használhatatlanná vált anyakönyvek első példányainak pótlása céljából a levéltárban őrzött másodpéldányokról a másodfokú anyakönyvi felügyelő megkeresésére — az érdekelt tanács költségvetése terhére — másodot készítenek. A pótlási munka szakszempontból való irányítása és ellenőrzése a másodfokú anyakönyvi felügyelőnek és a levéltár vezetőjének együttes feladata. 17. §. Az állami levéltárak kötelesek az anyakönyvi másodpéldányok lemásolása előtt az azokhoz tartozó utólagos bejegyzések szószerinti szövegét a levéltárbari őrzött ..utólagos bejegyzések és kiigazítások jegyzékei" alapján a rovatos mintájú másodpéldány „Utólagos bejegyzések" rovatába, a jegyzőkönyvi mintájú másodpéldánynál pedig a lap szélére bevezetni.