IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Cseh Gergő Bendegúz - Köbel Szilvia (szerk.): A GDPR és a levéltárak - különös tekintettel a totalitárius rendszerek irataira, ÁBTL, Bp. 2021. - Mikó Zsuzsanna: Az európai nemzeti levéltárak és a GDPR
KZ EURÓPAI NEMZETI LEVÉLTÁRAK ÉS A GDPR -101 ott legyenek. A legjobb megoldás, ha az iratkezelőnél kialakított informatikai rendszer figyelembe veszi a levéltárba adás követelményeit. A nemzeti levéltárak közül az angol nemzeti levéltár tette közzé a GDPR alkalmazásával kapcsolatos útmutatóját.8 Az angol nemzeti levéltár megközelítésében a személyes adatvédelemnek támogatnia kell a levéltári tevékenységet és nem akadályoznia azt. A hosszú távú megőrzésre érdemes személyes adatokat tartalmazó iratokat az iratkeletkeztetőknek kell megőriznie a levéltári átadásig. A levéltári tevékenység céljai alkalmazkodnak a személyes adatvédelem elveihez és fenntartható a jogszabály által biztosított mentesség az érintett jogaitól való eltérésre. Az angol nemzeti levéltár által összeállított útmutató bevezetője rögzíti azokat a területeket, amelyekkel az útmutató foglalkozni kíván. Míg az európai kollégák megközelítése intézményközpontú, addig az angol útmutatóban hangsúlyos szerepet kap a személyes adatokat tartalmazó iratokkal kapcsolatos fogalmi megközelítés. Fontosnak tartja kiemelni, hogy személyes adatot tartalmazhat adatbázis, adatállományok, honlapok, digitalizált tartalmak, elektronikus levelek, audiovizuális anyagok és természetesen a hagyományos hordozók. A levéltári intézményekre külön fogalmi meghatározást használ az útmutató. A definíció elsősorban a levéltárak számára a hosszú távú megőrzésre kiválasztott iratok kezelésében és a levéltári célok megvalósításában látja a levéltár fő feladatát. A levéltárakban kezelt személyes adatok két fő csoportját emeli ki: egyrészt a még életben lévő személyekre vonatkozó hosszú távon megőrzendő adatokat, másrészt azokat az adatokat, amelyeket a jogszabály végrehajtása érdekében pl. a levéltári anyagban kutatókról kell felvenni. A levéltári tevékenység meghatározásánál kiemeli, hogy abban az esetben beszélhetünk közérdekű archiválásról, ha a hosszú távú megőrzés célként szerepel. Ha üzleti vagy törvényes célra történik az adatkezelés és a cél megszűnte után selejtezésre kerülnek az iratok, az az útmutató szerint nem minősülhet közérdekű archiválásnak. Ezen megközelítésből adódik az is, hogy az angol útmutató szélesebb kör számára szól, mint az európai változat. Ezen útmutató segítséget kíván adni a levéltárba adás előtti időszakban történő adatkezelés számára is azzal a kitétellel, hogy hosszú távú megőrzésről legyen szó. Az útmutató az angol szabályozás és a GDPR összefüggéseit tárgyaló része speciálisan a brit joggyakorlatban és intézményi struktúrában értelmezhető. http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/legislation/data-protection (A letöltés ideje: 2021. március 22.)
