IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Cseh Gergő Bendegúz - Köbel Szilvia (szerk.): A GDPR és a levéltárak - különös tekintettel a totalitárius rendszerek irataira, ÁBTL, Bp. 2021. - Mikó Zsuzsanna: Az európai nemzeti levéltárak és a GDPR
100 ■ Mikó Zsuzsanna közhatalmi szerv számára teszi lehetővé az adatkezelést, illetve abban az esetben kerülhet sor ilyen típusú adatkezelésre, ha a tagállami jogalkotás megfelelő garanciákkal ezt lehetővé teszi. A levéltárak általában 20-30 év elteltével tömegesen vesznek át ilyen típusú adatokat, az iratátvétel és feldolgozás a levéltárak esetében a törvényi előíráson alapul, így megfelel a GDPR előírásának. A hozzáférhetővé tételnél természetesen figyelembe kell venni a törvényi korlátozásokat, és ahogy korábban is megjelent, ha esély van arra, hogy az érintett életben van, akkor az emberi méltóság védelme mint alapelv élvez elsőbbséget. Abban az esetben, ha más közfeladatot ellátó vagy magánszerv őrizetében vannak ilyen típusú adatok pl. kutatási céllal összegyűjtve, ott célszerű a nemzeti hatósággal konzultálni a megfelelő védelem biztosítása érdekében. Az útmutató önálló fejezetét képezi az adatbiztonság kérdése. A GDPR fogalomhasználatában a beépített és alapértelmezett adatvédelem a korábbiakhoz képesti új szemlélet megjelenését mutatja.7 A levéltárak alaptevékenységéhez kapcsolódóan különösen a digitális tárolás létrehozása, személyes adatokat tartalmazó adatbázisok készítése, a kutatótermekben kialakított tájékoztatási rendszerek és az online elérés megteremtése esetén kell figyelembe venni ezen jogszabályi előírást. A levéltári iratátvételeknél különösen szem előtt kell tartani a levéltár stratégiai dokumentumaiban rögzített elveket, és meg kell határozni a személyes adatokat tartalmazó azon iratok körét, amelyeket valóban hosszú távon kívánnak megőrizni. Az átvételi (retention) tervek meglétével a levéltárak megfelelnek a Rendelet 25. §-a előírásának. A levéltári rendezés és az ahhoz kapcsolódó segédletkészítés kapcsán a speciális védelmet élvező személyes adatok leírása fokozott odafigyelést igényel. Az útmutató ajánlása alapján ezekben az esetekben kétféle segédletet javasolt készíteni: el kell készíteni a valódi nevet tartalmazó segédletet és el kell készíteni azt a segédletet, amely nem tartalmazza vagy pl. álnevesítés módszerét alkalmazva tartalmazza a személyes adatot. A levéltári anyagokhoz való hozzáférés területén a levéltárak régóta kimunkált rendszerrel rendelkeznek az adatok védelme tekintetében. Ebbe a körbe tartozik a látogatói jegyek kiadásának rendje és a kutatótermekben bevezetett szabályozás. Az elektronikusan hozzáférhető iratok esetében ki kell bővíteni az eszköztárat. Mivel ezen iratok hozzáférését manuális módszerekkel nem lehet biztosítani, így automatikus megoldásokat kell keresni. A levéltárak iratkezelés-felügyeleti feladatainak ellátása során kiemelt szempontnak kell lennie, hogy a levéltárak az iratkezelésre vonatkozó informatikai rendszerek tervezésénél és fejlesztésénél 7 Rendelet 25. §
