IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Iratkölcsönzés - Iratanyag kölcsönzésének szabályozása. • 1951.01.09 [1610-I21-1/1951 LOK MOL-XIX-I-18-a]
Másólat. 1610-1.21-1/1951.LÓK sz. Tárgy : Iratanyag kölcsönzésének sz a búly ozása. Valamennyi Levéltár Vezetőjének, Székhely én Az Országos Levéltár és a megszervezendő kerületi levéltárak ügyviteli szabályzatának megjelenéséig az iratanyag kölcsönzését az alábbiakban szabályozom: 1/ Iratanyag kizárólag tudományos kutatás vagy dokumentáció céljára kölcsönözhető. 2/ A Történet tudományi Intézet, a Munkásmozgalmi Intézet, a tudományegyetemek történeti intézetei és bármely közlevéltár részére azok Írásbeli megkeres; sere közvetlenül a LÓK külön engedélye nélkül lehet levéltári iratanyagot kikölcsönözni. Bármely más közület részére történő iratkölcsönzéshez a Levéltárak Országos Központjának engedélye szükséges. Magánosok részére irat nem. kölc sönözhetŐ . A fent megjelölt intéztek és más kölcsönzők megkeresésükben meg;’:elölik’, hory az illető iratokat kinek /melyik munkaközösségnek/ használatára kívánják kikölcsönözni. Ha valamely közhatóság a saját /vagy jogelődje/ ügykezelésében keletkezett, de már levéltári kezelésben lóvó iratanyagból iratok kölcsönzését kéri, úgy ez a kölcsönzési szabályok szem előtt tartásával - külön engedélyezés nélkül - eszközölhető. A kölcsönvovő felelős az iratok épségéért. Az iratok csak a kölcsönvevő intézmény helyiségeiben használhatók. 5/ Hem kölcsönözhető segédkönyv és rongált voltuknál fogva különösen óvatos bánásmódot kivánó iratok, valamint különleges értékű va.y speciális biztonsági rendszabályokat igénylő irat vagy könyv, valamint állandóan vagy gyakran használt iratok. Amennyiben valamely oknál fogva ilyen iratok kikölcsönzése válnék szükségessé, úgy azok kölcsönzése ügyében a LÓK dönt. 4/ A kölcsönzéseknél az alábbi eljárás követendő: A kölcsönzést kérő megkeresést iktatni kell. A kikölcsönzendő irat helyére őrjegy teendő, amely az irat pontos jelzetén kivül a megkeresés levéltári iktatószámát is tartalmazza. Az iratokat rendezés után puha grafit ceruzával a.lap alján le kell lapszámozni» A lapszámozás ügyiratonként végzendő és az esetleges üres lapokat is számmal kell ellátni, Mindenegyes lapot a levéltár kismérvű bélyegzőjével kell ellátni. A bélyegzőt lehetőleg az iratnak olyan helyén kell alkalmazni, ahol irús nincs, ue ahonnan az irat megcsonkítása nélkül el nem távolítható. A kikölcsönzésre kerülő iratokat iratjegyzékbe kell foglalni» Az iratjegyzék felső részén tartalmazza a kölcsönadó levéltár nevét, a vonatkozó ügyirat számát, valamint a kölcsönzést kérő intézet nevét és megkeresésének számát, s a kölcsönzés határidejét, Az iratjegyzék alapszámonként /jelzetenként, ügyiratonként/
