IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Kutatási szabályok - Cseh Gergő Bendegúz: E-kutatás a titkosszolgálati levéltárban. Levéltári Szemle, 71. (2021) 4. 5-11.
E-kutatás a titkosszolgálati levéltárban A járvány egyik nyilvánvaló, minden levéltárat érintő hatása volt a nyilvános rendezvények, illetve a személyes jelenlétet igénylő szolgáltatások felfüggesztése. Kutatási téren ez praktikusan a kutatótermek 2020 márciusi egyidejű bezárását jelentette az egész közlevéltári szférában. Mivel sok kutatót egzisztenciálisan is érzékenyen érintett a levéltárak bezárása, az online kutatási szolgáltatás megvalósítása iránti igény hirtelen felerősödött. Bonyolította a problémát, hogy a munkatársak biztonsága érdekében a lehető legtöbb munkakörben otthoni munkavégzést vezetett be az intézmény, ez pedig - a már említett kettős számítógépes hálózat következtében - nem tette lehetővé az iratelőkészítés addigi gyakorlatának folytatását. (A „home office” egyébként a levéltár munkatársainak többsége esetében vagy otthonra telepített off line munkaállomásokon, vagy a külső levéltári szerverekhez való vpn-kapcsolat révén volt biztosítható.) A járványhelyzet első hónapjaiban megszületett a döntés, hogy ki kell dolgozni az e-kutatás informatikai rendszerét és meg kell teremteni az ezt hatékonyan kiszolgálni képes munkafolyamatot is. Mindenekelőtt azonban néhány alapkérdést kellett eldönteni, mielőtt a rendszer fejlesztése megkezdődhetett volna. Az első dilemma a kettős számítógépes hálózat következménye volt. Meg kellett oldani, hogy az iratanyag digitális anonimizálására alkalmas szoftver, amely a belső központi adatbázis integráns része, valamilyen módon elérhető legyen otthoni, offline felhasználásra is úgy, hogy csak az épp előkészítés alatt lévő iratmásolatok kerüljenek az otthoni gépekre. Ehhez a belső hálózatból folyamatosan exportálni kellett az adott kutatói példányokat, majd az otthoni előkészítés után visszajuttatni azt a zárt belső hálózatba és az online kutatói fiókba is. Ebbe a munkafolyamatba ezután még be kellett építeni egy vezetői jóváhagyási szintet is, ami nyilvánvalóan szintén körülményes eljárás volt az otthoni munkavégzés idején. Nyilvánvalóan számolni kellett a folyamat biztonsági kockázataival is, ezért az adatcseréket mindenütt titkosított formában kellett megvalósítani: a vpn-kapcsolaton keresztül ki- és beküldött adatok kizárólag a központi adatbázis segítségével, azon belül voltak értelmezhetőek. Az e-kutatási rendszer tervezésének következő dilemmája az ingyenesség vagy fizetős szolgáltatás kérdése volt. Bár a levéltári anyag kutatása mindenki számára törvény szerint ingyenes, a levéltár által nyújtott többletszolgáltatások elvileg megfizethetőek lennének. Mivel a Covid-járvány kényszerhelyzetbe hozta a kutatókat, akik saját akaratukon kívül lettek elzárva a kutatás lehetőségétől, a fizetős szolgáltatás egyidejű bevezetését ebben a helyzetben a levéltár vezetése nem tartotta elfogadhatónak. Szintén megoldandó kérdés volt, hogy az ingyenesen szolgáltatott online iratmásolatok ne kerüljenek véglegesen ki a levéltár kezeléséből: egyrészt nyomon lehessen követni azok felhasználását, másrészt megelőzhető legyen a másolatok korlátozás nélküli megosztása. Ennek érdekében a kialakított rendszer nem teszi lehetővé a kutatói példányok közvetlen letöltését, illetve annak egyszerre csak egy hozzávetőleg fél oldalnyi nézőképét jeleníti meg az olvasó előtt. A görgethető ablakban megjele2021/4.-5-II. 9
