IRATANYAG HASZNÁLATA - Kutatás, tájékoztatás, ügyfélszolgálat
Kutatási szabályok - Horváth J. András szerk.: A levéltári kutatószolgálat ma - kérdések, feladatok, tendenciák. Kerekasztal-beszélgetés. LSZ 58. (2008) 2.
szeretetnek örvendő nyilvántartási formával -, konkrét levéltári jelzetekhez juttathassuk akár az otthon a foteljében ülő kutatót. És úgy gondolom, hogy sokkal könnyebb lenne összehangoltan tovább haladni ebben az irányban, mint ha minden üzemszerű vagy nem Üzemszerű levéltár maga építgeti a saját kis nyilvántartási rendszerét, vagy saját maga próbálja megtudakolni kérdőívek útján, hogy ki mire kíváncsi, vagy általában mik a trendek, milyen felkészültségűek a kutatók. Nálunk több előtanulmány is készült ezekre a kérdésekre vonatkozólag. Már kb. harmadik éve van működésben az a rendszer, amely a levéltári jelzeteket igen rugalmas módon építi fel. Voltaképpen bármely levéltár alkalmazhatná. Lényege, hogy a levéltáros képes véges számú meghatározott elem bármely kombinációjából a referenciájában érvényes levéltári jelzeteket létrehozni. Ennek a rendszernek az a nagy előnye, hogy ha létezne mondjuk egy olyan kutatószolgálati fórum vagy portál, amihez üzemszerű vagy nem üzemszerű levéltárak csatlakoznának, elképzelhető lenne az is, hogy a kutató, aki otthon üldögél a fotelben, regisztráció után a saját kódjával megrendeli az iratot, majd a kutatóteremben csak átveszi az iratanyagot. Illetve, ha majd végkép felveti a pénz a levéltárakat, akár a digitális képet is megnézheti otthon. Ez nem annyira utópisztikus, mint ahogy most hangzik. Hiszen gondoljuk csak meg, hogy a levéltári kutatásnak és a kutatótermi munkának a jelentős része ma azzal telik, hogy megpróbáljuk a kutatóknak elmagyarázni az adott iratanyag struktúráját, és hogy azt miért pont úgy kell kutatni, ahogy. Míg ha akár már interneten is hozzáférhetővé teszszük ezeket az információkat, akkor máris egy nagy lépést tettünk előre. Ezért rendkívül fontos az integráció és az együttműködés. Vagyis ha egy adatot egyszer már valamilyen módon rögzítettünk: egy nyilvántartási adatot a törzskönyvben; egy adott iratanyag terjedelmére, évkörére, segédletezettségére vonatkozót; és egy kutató adatait más adatbázisból, akkor ezeket kapcsoljuk össze és használjuk annyi módon és olyan feladatra, amennyire csak lehet. A sikeres kutatószolgálatnak, tapasztalatom szerint, ez lehet az egyik kulcsa. Zalai: Én ezt nagyon támogatom, hisz a mi interneten hozzáférhető adatbázisunk is pontosan arra az elvre épül, hogy a kutató minél gyorsabban és pontosabban juthasson hozzá az információkhoz. Az adatbázis alapja a fondjegyzék, amelyhez kapcsolódnak a különböző szintű levéltári segédleteink, kereső programmal. Bárki hozzáférhet. Ez az adatbázis akár a Gabi által említett-tel is összekapcsolható. A kutatók interneten kikeresik az anyagot, majd e-mailben megrendelik azt. Igen jó tapasztalataim vannak az adatbázis fogadtatásáról és használatáról. Az együttműködésről csak annyit, hogy hírlevelet rendszeresítettünk annak érdekében, hogy a levéltárunkban történő változásokról, illetőleg új segédletekről, információkról hírt adjunk; ami azt illeti, kevesen reagáltak rá. Kutatási statisztika, háttérelemzések Zalai: Mi kis levéltár vagyunk ugyan, de nekünk is van levéltári stratégiánk, amelynek fontos részét képezik a kutatószolgálattal kapcsolatos elképzelések. Ez egy olyan felmérésen alapszik, amit különböző statisztikák alapján évek óta csinálunk. Az ezekből levont következtetések alapján megállapítható, hogy az utóbbi időszakban nagyon megváltozott a kutatások iránya... Horváth: Ezt a számok is alátámasztják? Zalai: Igen, alátámasztják. Talán érdekes lehet, hogy milyen következtetéseket vontunk le a statisztikáinkból. Régen a történész vagy a levéltáros kolléga beült a levéltárba 27
