LEVÉLTÁRI ANYAG TUDOMÁNYOS, MŰVELŐDÉSI CÉLÚ FELHASZNÁLÁSA

Levéltári napok, konferenciák - Múlt és jövő asztalainál. Beszámoló a Fiatal Levéltárosok Egyesületének konferenciájáról (Décsey Sándor). Levéltári Szemle, 62. (2012) 4. 60-65.

Hírek, napjaink iratkezelésében és levéltári feldolgozó munkájában elengedhetetlen informatikai ismeretek. Ez vonatkozik mindhárom szakirányra, hiszen ma már nincs olyan területe a levéltári munkának, amelyben ne lenne valamilyen szerepe az informatikának, beszéljünk akár adatbázisépítésről, forráskiadásról, segédletkészítésről, gyűjtőterületi munkáról vagy éppen állományvédelemről. Sárközi János — mint a „másik oldal" az iratkezelők képviselője - elmondta, hogy jelenleg sem a közigazgatásban, sem a gazdasági, banki szférában nincsenek olyan szakemberek, akik értenének az irat- és dokumentumkezeléshez, legyen az hagyományos vagy elektronikus. Éppen ezért osztják rá a feladatot valaki másra, főleg az informatikusokra vagy jogi, igazgatási feladatot ellátókra. Ok általában nincsenek kellő tekintettel az iratkezelés levéltári szempontjaira. Ugyanakkor azonban — meglátása szerint — nincs még meg az a levéltáros generáció sem, amely rendelkezne az elektronikus iratkezeléshez szükséges kompetenciákkal. Sok esetben ez a két dolog okoz „megnemértést", súrlódást a felek érintkezésében. Sok esetben még az irat- és dokumentumkezeléssel profi módon foglalkozó cégeknél is felfedezhetők komoly hiányosságok. A napjainkban működő elektronikus irat-és dokumentumkezelő rendszerek viszonylag egyszerűek, nem nagyon lépnek túl az iktatás és néhány ahhoz kapcsolódó feladat (érkeztetés, iratkövetés, iratátadás — átvétel, ügyintézési mozzanatok) elektronikus ellátásán. A levéltárosok egy jelentős része nem ismeri ezeket a szoftvereket, miközben már egyes helyeken olyan DMS (dokumentum management system) rendszerek működnek, amelyek ezeknél sokkalta bonyolultabbak. Az ezekbe integrálódó ügyintéző rendszerek, különböző szakrendszerek újabb kihívások elé állítják a levéltárosokat. Ezekben a maradandó érték megragadása és átvitele a levéltárakba nem lesz egyszerű feladat. A harmadik szakirány elindítása teljesen adekvált válasz ebben a szituációban, hiszen jelenleg nincsenek olyan szakemberek, akik értenek ezekhez a kérdésekhez. A levéltárak több szempontból is nyertesei lennének ennek, hiszen egyfelől meglenne az átjárási lehetőség a két terület - a levéltárak és az irattárak — között, amivel friss szemlélet, új tudás kerülhet be a levéltárakba; másfelől a levéltárak a gyűjtőterületi munka során megfelelően képzett partnerekkel kerülnének kapcsolatba. Rácz György véleménye szerint az átalakítást már évekkel ezelőtt meg kellett volna kezdeni, tehát most nem az a kérdés, hogy megtörténjen-e, sokkal inkább az, hogy mikor kerül rá sor. Az új képzési rendszerben benne van annak a lehetősége, hogy a harmadik szakirány kellő érdeklődés esetén „eltartsa" a másik kettőt. Ennek eléréséhez szükséges a képzés reklámozása, a potenciális munkáltatók (közigazgatási és gazdasági szereplők) meggyőzése arról, hogy szükségük van ilyen tudású alkalmazottakra. Kérdés, hogy mennyi időnek kell eltelnie addig, amíg ez megtörténik. Felvetette a mások által is említett lehetőséget, miszerint meg kell vizsgálni azt, hogy a közigazgatás bizonyos szintjeit akár jogszabályban is kötelezni kellene ilyen szakemberek alkalmazására. A közel másfél órás beszélgetés végén a hallgatóság tehette meg észrevételeit, hozzászólásait. Ennek során felmerült például az oktatásban megjelenő tudásanyag más szinteken is megvalósuló terjesztése (OKJ-s, felsőfokú szakképzés), és a levelező rendszerű képzés lehetősége. Végül Körmendi Tamás ismertette az akkreditálási folyamat menetét. Minden résztvevő reményét fejezte ki, hogy a képzés a lehető legkorábban, akár már a következő tanévtől elkezdődhet az új szakirányokon. Décsej Sándor 65