Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása. Benne: 86401-17-1/1956 LOK és 86401-17-2/1956 LOK sz. utasítás. • 1956. [LH 1956/1. 153-165. p.]
Igen pozitívan értékelték a plzeni példát az egyes fondok leírásánál. Ha az egyes fondok úgy vannak rendezve, hogy a kutató szükségletének megfelelnek, akkor meg lehet hagyni ezt a rende zést még akkor is. ha az nem telel meg a provenienda elvének. Igen nagy probléma a mutatók összeállítása. Alapvető kérdés, hogy a mulatók a londokhoz vagy csak az útmutatóhoz készüljenek^? Amennyiben a fondokhoz készül a mutató, akkor a kér dés igen bonyolult és mindig magán hordja a szerkesztő szempontjainak egyéni pecsétjét; igy egyelőre az egyetlen lehetséges megoldásnak mégis az útmutatóhoz való mutató látszik. A legalkalmasabb a közös név- és tárgymutató, bár ismét nyitott kérdés marad a tárgyi címszavak kiválasztása. A plzeni Útmutatóban idegen provenlenciáju levéltári anyag is szerepel. Az ilyenfajta anyag ismertetését illetőleg Folytatott vitában az az eredmény alakult ki, hogy az útmutatóba Fel kell venni az idegen provenienciáJu anyagot is, hogy a kutatók nyilvánossága a levéltár mindenfajta anyagával megismerkedjék. De nincs akadálya annak, hogy az útmutató kiadása után az anyagot az Illetékes levéltárnak visszaadják. Ezért az idegen provenienciáJu anyagot az útmutatóba külön részbe tanácsos Felvenni. Egyidejűleg az egyes Fondoknál is meg keli említeni, hogy mennyire teljesen maradtak Fenn és a londdal összefüggő anyagra rövid utalásokat keli tenni. Ajánlatos feltüntetni a fond* nak azokat a részeit, amelyekről közluromásu, hogy másutt vannak elhelyezve, továbbá az alárendelt hivatalok fondjait. A levéltár könyvtáráról szóló tanulmány Igen megfelelő, de amennyiben a munkák az egyes fondoknál közvetlenül nincsenek megemlítve. Jó lett volna a helyileg fontos topográfiai Irodalom rövid Jegyzékével kiegészíteni. Befejezésül a plzeni városi levéltár Útmutatójának kiadását igen sikeresnek találták. Különösen dicséretreméltó a plzeni városi levéltár kezdeményezőkészsége, amely a többi városi és Járási levéltárt is a példa követésére buzdítja. Az usti kerületben a jövő esztendőben a loun-l és az Usti nad Labem-t Járási levéltárak készülnek Útmutató kiadására. Balázs Péter: CSOMÓJEGYZÉK ÉS REPERTÓRIUM KÉSZÍTÉSÉNEK SZABÁLYOZÁSA Az alapleltárnál részletesebb leltár igénye évek óta több oldalról mutatkozott. Főképpen az országosan súlyponti munkaként Folyó iratrendezések kapcsán levéltárosaink sok olyan adat isme retéhez jutottak, melyeknek valamilyen formában történő rögzítését maguk is szükségesnek látták. Ennek gyakran az lelt a következménye, hogy egyes levéltárainkban az alapieltárak nagyon terjedelmesekké váltak elsősorban azáltal, hogy az állag csomójegyzékét vagy xonspectusát is tartalmazták (pl. a győri levéltárban a Győri Törvényszék úrbéri és tagosítást iratainak alapjeltára 26 oldal terjedelmű). Az alapleltáraknak ilyen természetű kibővítése azonban Feltétlenül az áttekinthetőség és a könnyen kezelhetőség rovására ment, s az újabban készült alapieltárak ilyen természetű rendszeres kibővítése az alapleltár-sorozalok egységéi bontotta volna meg. A LOK-ban már 4954-ben tervezet készült a csomójegyzékelésl munkák egységes szabályozására. A tervezetben még az iratanyagnak az alapleltárnál részletesebb mennyiségi számbavétele domborodott ki. A hozzászólásra felkért levéltárvezetők véleménye és javaslatai alapján a tervezet átdolgozásra került A leglényegesebb módosítás az volt, hogy az eddiginél nagyobb hangsúlyt kapott a tárgyilag tagolt anyag tárgyi kibontás utján történő kutathatóvá tétele. Ezt a célt a csomójegyzék és a conspectus összevonása szolgálta. A tervezetet a U)K vezetője az 1955. Júniusában tartott kiskonferenciákon ismertette az állami levéltárak dolgozói előtt, majd megküldte vé - leményezésre valamennyi állami levéltár vezetőjének. A beérkezett vélemények arról tanúskodtak, hogy a levéltári dolgozók kezdetben mutatkozó bizalmatlansága az uj segédlettel szemben eloszlott. A csomójegyzékelési utasítással megváltozik az újonnan levéltárba kerülő Iratanyaggá! kapcsolatos munkák sorrendje is. Az eddig érvényben lévő rendelkezések szerint a levéltárba kerülő 453
