Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása. Benne: 86401-17-1/1956 LOK és 86401-17-2/1956 LOK sz. utasítás. • 1956. [LH 1956/1. 153-165. p.]

iratanyag alapleltár ái a beszállítást követő félév vegére kellett elkészíteni, függetlenül az anyag rendezett vagy rendezetlen állapotától, A jövőben beszállított iratokkal kapcsolatos teendők sorrendje a kővetkező :

Az anyag rendezése és ezt követően vagy ezzel párhuzamosan ;

Az anyag csomójegyzékének (repertóriumának) elkészítése;

Az anyag leltározása.

Amennyiben a beszállított anyag rendezése a beszállítást követő Félév végéig nem . történnék meg, az anyagról csak úgynevezett Ideiglenes Alapleltárat kell készíteni, amely lényegében csak a begyűjtési napló adatait tartalmazza.

A csomójegyzék vagy repertórium nem az alapiellárak mellékletét képezi, hanem külön segédlet sorozatot alkot.

t

Az uj segédlet minden bizonnyal nemcsak a levéltárosok munkáját fogja elősegíteni, hanem nagyban megkönnyíti majd a kutatók eligazítását is.

XXX

utasítás csomójegyzék és repertorium

készítéséhez

L

ÁLTALÁNOS IRÁNYELVEK

1, A

levéltárak célja az ügyviteli és történeti dokumentáció érdekében az iratanyag őrzése és minél Jobb felhasználhatóságának biztosítása. Ezeknek a feladatoknak minél eredményesebb meg* valósítása érdekében Jelölte meg a LÓK az 1954. évvel kezdődően a levéltárak súlyponti feladataként a rendezést; a fentebbi cél megvalósításának első feltétele ugyanis az iratanyag rendezett állapota. Ugyanezen cél érdekében készülnek a különböző levéltári leltárak, ismertetések és egyéb segédletek is.

2, a)

Az ügylelek és kutatók egyre növekvő száma, a levéltárak irányában megnyilvánuló mind gyakoribb adatszolgáltatási igény, egyre sürgetőbben írja elő az aiapleltárnál részletesebb leltár felvételét,

b) Az

aiapleltárnál részletesebb leltár felvételét igényli a Jelenlegi súlyponti munkának, a rendezésnek végzése is, A leltározás ugyanis szerves kiegészítője a rendezésnek. A leltárban kell rögzíteni a rendezési munka eredményeit, tehát mindenkor az Iratok rendezettség! fokának megfelelő részletességű leltárt kell készíteni, mert ellenkező esetben az iratok feltárása szempontjából a rendezés nem tölti be minden tekintetben hivatását

c) Végül,

de nem utolsósorban, az iratok biztonságos megőrzése is részletesebb számbavételüket, részletesebb leltár elkészítését sürgeti.

X Az alapleitár levéltári anyagunkat állagonként vagy nagyobb áliagrészenként veszt számba, s azokon belül az egy állagot alkotó raktári egységek számát globálisan adja meg. Az alapleltárnál részletesebb leltárnak tájékoztatást kell nyújtania a raktári egységekről is legalább olyan mértékben. hogy a raktári egységben található kezdő és végső iratokat - az irattári rendszertől függően (Jelzet, dátum, nevek stb. feltüntetésével) - megjelölve a raktári egységek azonosítását lehetővé tegye. Áz ilyen leltárt hazai levéltári gyakorlatunkban csomójegyzéknek nevezzük.

Bár a csomójegyzék magában véve az iratok tartalmáról nem nyújt kielégítő tájékoztatást, mégis biztosiba iratanyagunk - a levéltárak mai rendezettség! lokának megfelelő - bármely irattári és tárolási rendszer esetében alkalmazható számbavételét. f

4. Az iratanyag kutathatóságának elősegítése szempontjából a tárgyilag tagolt és a lárgyilag nem tagolt állagok esetében más-más megoldást kell keresni

a) A

tárgyilag tagolt állagok (egyes közigazgatási irattárak, főképpen családi és üzemi levéltárak) kutatási segédleteként az anyag tárgyát és szerkezeti felépítését tartalmazó áttekintő Jegy* 454