Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Útmutató az egyházi levéltárak raktári jegyzékének elkészítéséhez. Minták. • 1972.06.01 [51456/1972 X. LIG]

- 4 -Azonos szintű és jellegű szervek /pl. egyletek, alapitványok, stbc/ iratait tartalmazó fondok esetében a szervtörténeti adatokat egységesen, a fondcsoport raktári jegyzékének alapján kell megadni, és az egyes fondoknál csupán a speciális adatokat kell közölni, Állagos fondok állagainak raktári jegyzékei elé közös bevezető kerül, amely a fondképzőre vonatkozó fontosabb tudnivalókat és a valamennyi állagra egyformán vonatkozó adatokat tartalmazza.

Külön jelentősége van a bevezetésnek a nem tárgyilag tagolódó fondok esetében. /Ilyenek pl« a tárgyi kútfőkre vagy tételekre nem tagolt, évenként újrakezdődő iktatószámos rend- t szerű fondok. Ezeknél ugyanis - annak érdekében, hogy a raktári jegyzékek legalább megközelítően egységes dokumentációs szintet érjenek el - az iratanyagban előforduló tárgyköröknek a bevezetőből kell kiderülniük. .

A bevezető után következnek a raktári jegyzék speciális adatai. Mindenekelőtt a raktári szám /rakszám/, amely a raktári egységnek a fondon, illetve állagon belüli sorszáma. Ezt mindig arab számmal jelöljük., A továbbiakban a raktári egység tárolási módját /csomó, téka, dosszié, doboz, tekercs, fémvagy fatok, füzet, kötet, stbo/ jelöljük meg. Ezt az adatot a jegyzék lehetőleg rövidítve tartalmazza /cs=csomó, t.=téka, k=kötet, dosszo=dosszié, tek.

=tekercs/

. A füzet, fatok vagy fémtok szavakat kiírjuk.