Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - A raktári jegyzék. Munkautasítás. • 1971.10.16 [52571/1971 X. LIG]

4. A

tárgyi egység kora

A tárgyi egység korát csak akkor kell a speciális adatok között feltüntetnünk, ha azt kiemelten, több tárgyi egységre nézve közösen nem tettük meg. A kormeghatározás pontossága összefügg az iratanyag rendszerével. Ha a tárgyi egységen belül az iratok időrend szerint követik egymást, a kezdő és a záró hónapot illetőleg a napot is jelöljük, ha viszont az iratok rendje az időrendtől eltér, elég általában a megfelelő évszám illetőleg évszámkeret feltüntetése. Keltezetlen iratok esetében a valószínűsíthető kort adjuk meg, ilyenkor azonban érzékeltetni kell Azt a tényt, hogy az irat keltezetlen, s korát csupán valószínűsíteni tudtuk. Pl.: vsz. 1848. június 20., vagy: 1813 körül, vagy: XVI. sz.

5. A

legkisebb raktári egységbe foglalt iratok levéltári jelzetei

A raktári jegyzék középszintű segédlet lévén, nem tartalmazhatja az iratanyag darabszintű nyilvántartását. A legkisebb raktári egységbe tartozó iratok levéltári jelzeteit főképpen azért és oly mértékig közli, hogy azok anyaga egymástól elhatárolható, megkülönböztethető legyen. E jelzeteket ennélfogva csak abban az esetben közli, ha valamely tárgyi egység anyaga nem egyetlen raktári egységben, hanem két vagy több raktári egység között megosztva található. Ilyenkor sem az egyes iratok jelzeteit közli, hanem csupán az egyes raktári egységekbe foglalt jelzetkontingenseket, hogy megállapítható legyen, az iratanyag mely része van az egyik, s mely a másik raktári egységben.

Időrendezett iratanyagnál a kor és a levéltári jelzet egybeeshet. Címszavak (pl. nevek) betűrendjében kezelt iratoknál a raktári egységbe foglalt első és utolsó irat kezdőbetűjét (szükség esetén két első betűjét, vagy az egész címszót) adjuk 10