Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Sashegyi Oszkár: Az áttekintő raktári jegyzék. [tervezet] • 1970. [LSZ 1970/2. 262-273. p.]
részben olyanok, amelyek a legkisebb raktári ill. tárgyi egységekre jellemzők. Az áttekintő raktári jegyzéknek a tulajdonképpeni jegyzékszerű felsorolás élén tartalmaznia kell mindazokat az adatokat, amelyeket a már korábban /a jegyzékelés előtt/ elkészült magasabb szintű segédletek, a fond- és állagjegyzék, továbbá az alapleltár tartalmaznak. Amennyiben a törzsegységről alapleltár nem készült, a magasabb szintű adatokat az áttekintő raktári jegyzék készítésekor kell megállapítani és rögzíteni. A továbbiakban sorra vesszük előbb a magasabb szintű /általános/, majd a legkisebb raktári ill. tárgyi egységekre vonatkozó /speciális/ adatokat. a/ Általános adatok. 1. A törzsegység törzsszáma A törzsszámot a törzsegysé^ a nyilvántartásba vételkor kapja. A törzsszámot a fond- és allagszintü levéltári nyilvántartások és segédletek /növedéki napló, törzskönyv, fond és állagjegyzék/ rögzítik. Az Országos Levéltár törzsegységeinek törzsszáma két részből: a szekció betűjeléből és a törzsegységnek a szekción belüli sorszámából áll. A többi levéltárban a törzsszám több tagú: magában foglalja a megfelelő fondcsoport római számát, a fond arab számát és az állag betűjelét. 2. A törzsegység cime A törzsegység teljes cime magában foglalja az őrző levéltár nevét, a fondcsoport cimét, a fond cimét, s végül állag esetében az állag cimét. 3. A törzsegység kora A kort - épçugy, mint az áttekintő raktári jegyzék valamennyi más adatát is - összefoglalóan közöljük, vagyis az iratanyag keletkezésének csupán időhatárait jelöljük, tekintet nélkül a jelzett időhatárok közötti esetleges hiányokra. Másolatban meglevő iratok esetében a szöveg kelte és nem a másolás időpontja a mérvadó. Regisztratura-jellegű levéltári anyagnál megkülönböztetjük a fondképző működése során létrejött iratanyag korát az esetleges járulékos iratanyag /mellékletek, elő- és utóiratok/ korától. Az utóbbiak korát zárójelbe tesszük, még pedig a legrégebbiét a fondképző működése során létrejött és a törzsegységben őrzött legrégibb iratok évszáma előtt, a legkésőbbiét pedig a fondképző működése során létrejött és a törzsegységbe tartozó legújabb iratok évszáma után. ' 4• A törzsegység terjedelme A törzsegység terjedelmét az áttekintő raktári jegyzék a fond- és állagjegyzéknél részletezőbben adja meg. Feltün-264
