Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Az áttekintő raktári jegyzék. (Munkautasítás-tervezet) Észrevételek az áttekintő raktári jegyzék készítését szabályozó munkautasítás tervezetére. • 1970.10.29 [994634/1970<CR>178-I/1970 BFL]
. i - ■ ' ’ 4 . Stencilszám? ~ 7 — -L közöljük, Ha viszont az alap szám okát tárgyi tételekbe osztották be, az áttekintő raktári jegyzék közli e tárgyi tételek címeit» Ha a tételek vagy kútfők között olyanok is akadnak, amelyek tárgya nem általános, hanem egyedi /pl, XY utlevélkérelme, vagy genealógiai tájékoztatás Z családról/, ezek tárgyát az áttekintő raktári jegyzékben nem kell megjelölni, elég, ha az ilyenek jelzeteikkel szerepelnek. A tárgyi egységek óiméi elé a megfelelő jelzeteket is kitesszük, A tárgyi egységeket ugyanis rendszerint a cimen kívül. számmal /jelzettel/ is ellátják, amely szám a tárgyi egységnek az irattári illc levéltári rendszerbeli helyét jelöli» Az a körülmény, hogy az egyedi kútfők vagy tételek jelzete uuán címüket nem Írjuk ki, csupán annyit jegyzunk meg, hogy '‘‘egyedi”, a levéltári ill, irattári rendszer következetlenségéből fakad. Helyesen felépített irattári rendszerben nincsenek egyedinek tekintendő tételek» A címadás a rendezéssel összefüggő feladat, a cím végleges megfogalmazása azonban a jegyzékelés&or történik. A címadás a jegyzekelő számára akkor jelenthet problémát, ha a jegyzék nem a fond anyagának rendezésével együtt készül, hanem utólag rögzíti a fond korábban kialakított rendjét. Az irattárban vagy a levéltárban már korábban kialakított tárgyi egységek címeiket tekintve három csoportba oszthatók0 a/ a tárgyi egységnek megfelelő cime van, b/ a tárgyi egység című nem megfelelő, c/ a tárgyi egységnek nincs címe /nem kapott címet, vagy a vonatkozó irattári vagy lev élcári feljegyzések elvesztek/.
