Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Az áttekintő raktári jegyzék. (Munkautasítás-tervezet) Észrevételek az áttekintő raktári jegyzék készítését szabályozó munkautasítás tervezetére. • 1970.10.29 [994634/1970<CR>178-I/1970 BFL]

\ ' < - Stencilszám: 453/1970.

. - 6 - ; ‘

b/ Speciális

adatok

1, A

raktári szám

A raktári szám /rak$zám/ a raktári egysgének a törzsegységen belüli sorszáma. A raktári egységnek a törzsegységen belüli levéltári /rendszerbeli/ helyét jelzi. A raktári számot mindig arab számjeggyel jelöljük,

2. A

raktári egység fajtája

Ez az adat a levéltári anyag fizikai, raktári egységbe.foglalásának módjáról, a tárolási eszközről tájékoztat, A raktári egység fajtája lehet: csomó, téka, dosszié, doboz, tekercs, fém- /vagy fa-/ tok, füzet, kötet stb. Ezt az adatot a jegyzék lehetőleg,rövidítve tartalmazza /cs. = csomó, t, = téka,,d. = doboz, k, = kötet, dossz. = dosszié, tek, = tekercs/, A füzet, fatok vagy fémtok szavakat kiírjuk.

3. A

tárgyi egység elme

Az áttekintő raktári jegyzék - mint már szó volt róla - a törzsegységbe tartozó valamennyi tárgyi egység cimét tartalmazza, a megfelelő helyen. Nem tartalmazza azonban a legkisebb tárgyi egységekbe tartozó levéltári egységek elmeit. Azokat az irategyütteseket, amelyeknek a tárgya valamely egyedi ügy, nem tekintjük tárgyi egységeknek. Ezeknek a elmeit az áttekintő raktári jegyzék nem közli. Ha pl. valamely állag cime:

’

’általános iratok” s ezen belül iratok évek, éveken belül alapszámok, alapszámokon belül pedig iktatószámok szerint vannak rendezve, az áttekintő raktári jegyzéket évek szerint tagoljuk s az egyes raktári egységeket belüli legnagyobb levéltári egységeknek - az alapszámoknak - elmeit nem, csak jelzeteit