Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Wellmann Imre: A levéltári leltár [raktári jegyzék] munkautasításának tervezete. • 1961.03.18 [sz. n.]
— 4 — a beléjük tartozó egységek felsorolása előtt, a lap kezdve, az állagrészek eredheti elmét is közöljük. szélénél) Ad. 7. Az 1-6. kérdőpontra adott egymást követő sorokban folytatólag következő' választ a 7. pont a/ - • / rovatainak megfelelően oszlopos beosztású rész követi, melyben a baloldalt megadott sorszámnak egy-egy, esetleg több/ sor, s e sorban /sorokban/ az oszlopoknak megfelelő szöveg foglal bolyét. 2gy-9^y oszlopon belül az egymás alatt ismétlődő számokat, neveket stb. csak első Ízben Írjuk ki, a következő sorokban helyük ürese» marad. a/ Az első függőleges oszlopban a raktári egység /kötet, csomó stb./ sorszámát - a rakszám nevezőjét - tüntetjük fel; ez a sorszám fondonkint /ill. ha ez állagokra tagolódik, állagonkint/ újra kezdődik. b/ A 2. oszlopba a raktári egység fajtájának /csomó, téka, dosszié, doboz, tekercs, füzet, kötet stb./ megnevezését írjuk. o/ A 3. oszlopba a raktári egységbe foglalt levéltári anyag jellegének a leltározó által adott megnevezése /ülésjegyzőkönyv, ügyviteli jegyzőkönyv, iratok, lajstrom, iktató, számsor, mutató stb./ kerül. Ha az iratanyag, elsősorban egy-egy kötet vagy füzet, ettől eltérő /pl. idegen nyelvű/ eredeti cimet visel, az előbbi megjelölés alatt zárójelben az eredeti óim egykét legjobban jellemző szavát is feltüntetjük. d/ Időrendben haladó iratanyag «setében a 4. oszlopban a raktári egységbe foglalt iratok évét ill. - ha azok több évre terjednek - kezdő és végső évet tüntetjük fel. Az évnek - mint általában az irat keltének - megállapítása tekintetében a tulajdonképpeni /fő/ iratok /tehát nam a mellékletek/ dátuma irányadó, azaz beérkezett iratok esetében azok beérkezési, belső ügyviteli iratok és fogalmazványok •setében azok keletkezési ideje /az utóbbiaknál kiadmányozás esetén ennek dátuma/. ííásolatok esetében, ha a másolás ill. a hitelesítés ideje nam állapítható meg, a másolt szöveg aradat! dátumát kell alapul venni. Keltezetlen iratokra nézve, melyek a megfelelő időszak végén kerülnek besorolásra, a valószínűsíthető év, évtized, évszázad irányadó. Ha a levéltári anyag az időrendet nem követi, a 4. oszlop üresen marad. e/ Az 5./utolsó/oszlopban a raktári egységbe foglalt levéltári anyag közelebbi /tehát a levéltári intézmény, a levéltár, a fond, az állag és az állagrész megnevezésére már ki nem terjedő/ levéltári kezdő és végső jelzetét adjuk meg. Közlésének módja változik aszerint, hogy az iratanyagnak mi a levéltári rendszere. /Ha egy raktári egységen belül az első és az utolsó /azaz valamennyi/ irat levéltári jelzete ugyanaz, akkor természetesen csak azt az egy jelzetet adjuk meg./ Ha az iratanyag /pl. jegyzőkönyvek, iratod egymásutánja egyszerűen az időrendnek falel meg, vagyis az iratok közelebbi jelzetét pusztán valamely dátum alkotja, akkor a kezdő és a végső jelzetet a hónap ill. a hónap és a nap alkotja aszerint, hogy a rendezés hónapokig vagy napokig haladte. Ha a levéltári rend csak évekig terjed, akkor az 5. oszlop kitöltetlen marad, minthogy a raktári egységbe foglalt iratok kezaő és végső jelzete az adott rendezési szinten a
