Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Wellmann Imre: A levéltári leltár [raktári jegyzék] munkautasításának tervezete. • 1961.03.18 [sz. n.]
4. oszlopban már ‘megadottnál közelebbről nem határozható meg. Ha az iratanyag csak nagyjából halad időrendben, de nagyobb időegységeken - pl. éveken - belül közelebbi jelzete irattári sorszámok, iktatószámok, alapszámok stb. számrendjébalillaszkedik, akkor az 5. oszlopban a raktári egységbe foglalt iratok kezdő és végső sorszámát, Iktatószániát, a.laoszámát stb. tüntetjük fel. Ugyanez vonatkozik a sorszámos iratok lajstromára s az iktatószámok, alapszámok rendjébe illeszkedő iratok iktatójára és számsorára is. Hasonlóképp a raktári egységbe foglalt iratok kezdő és végső számát /levéltári jelzetét/ adjuk meg akkor is, ha számok rendjében haladó, időrendtől és tárgyi rendtől teljesen független levéltári rendszerrel van dolgunk. Ha az iratanyag nagyobb időegységeken - pl. éveken - belül, vagy időrendtől és tárgyi rendtől függetlenül betűrendbe illeszkedik, akkor az 5. oszlopba a raktári egységbe foglalt első és utolsó irat betűjét /szükség esetén két első betűjét vagy az egész vazérszót/ írjuk. Vonatkozik az a segédletek közül a betűrendes név- és tárgymutatókra is. Ha az iratanyag akár nagyobb időegységeken - Így évekenbelül /pl. éy - kútfő - tétel/, akár időrendtől függetlenül tárgyi rendszert követ /a tárgy fogalmába értve pl. földrajzi jellegű megjelöléseket is/, akkor a raktári egységbe foglalt iratok közelebbi levéltári jelzetét általában azok tárgyának a raktári egységen címként feltüntetett megnevezése - tárgymegjelölés az esetleg hozzákapcsolódó időkörral va vagy szánjtizetekkel - alkotja, tehát a nem egyedi tárgynak, hanem tárgykörnek megfelelő legkisebb tárgyi egységnek az iratokon, esetleg a segédkönyvekben olvasható cims /feltéve, hogy az helyes/; ha ez a cim hiányzik, vagy azt csak szám vagy betű helyettesíti, vagy pedig a cim- magjelölés helytelen, akkor a tárgy megfelelő elnevezését a leltár felvétele során kell megadni. Legegyszerűbb az eset, ha a tárgykört kifejező legkisebb tárgyi egység egybeesik a.raktári egységgel: ilyenkor a helyesen megjelölt tárgyat /cima ■/ írjuk az 5. oszlopba. Ha a legkisebb tárgyi agység több raktári egységre terjed, s tárgyilag tovább már csak egyedi ügyekre lenne bontható, akkor az egyes raktári egységek közelebbi Jelzete e legkisebb tárgyi egységek megfelelő - számmal, betűvel stb. való, már meglévő vagy ilyennek hiányában a leltár felvételekor adandó - részaegjalölésből vagy - ha ilyenek vannak- a tárgyi egységen belüli időmogjelölésekből, esetleg számjelzetekből adódik. Ha viszont egy raktári egységben több - tárgykörnek, nem pedig egyedi Ügyeknek ms<;felelőtárgyi egység foglal helyet, akkor ezeket lehetőleg közös tárgymagjalölésba foglaljuk össze. Ha erre a tárgyak különbözősége miatt nincs mód, akkor 2-3 eltérő tárgy esetén a raktári egységben található tárgyi egységeket egymás után röviden felsoroljuk. Előfordul azonban, különösen üzemi és családi fondokban, hogy agy-egy raktári egység 2-3-nál több eltérő tárgyi egységet tartalmaz; ilyenkor az ilyen táígyi egységeket magukba foglaló palliumokat, tárgyi dossziékat, csomócskákat stb. egy-egy állagrészen, állagon, esetleg fondon belül végigfutó sorszámokkal látjuk ai, s a leltár 5. oszlopába a raktári egységeken belüli kezdő és végső sorszámokat vezetjük; egyidejűleg azonban konspaktust is készítünk, mely a sorszámoknak megfelelő tárgyi egységeket előszámlálja,
