Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Bakács István: A családi levéltárakhoz készülő segédlet problematikája. • 1956. [LH 1956/2-3. 7-14. p.]
kozólag remélhet az adott oklevélben adatot, akként a tárgyi csoportok címeiből is következtetni kell tudnia, hogy témájával kapcsolatban érdemes-e áttekintenie. Tudnia kell, hogy pL egy családi birtokpertestben találhat összeírást, urbáriumot, jobbágypanaszlevelek úrbéri kötelezettségekre vonatkozó adatokat tartalmazhatnak, az uradalom egészére vonatkozó iratok az uradalom egyes községeire becses adatokat nyújthatnak stb. Nem vitás tehát, hogy a repertorium nem fog minden témára közvetlenül felvilágosítást tartalmazni, hanem igen sokszor csak közvetett utón. Ha ezzel kapcsolatban a rendelkezésünkre álló belga és holland levéltári «leltárakat» tanulmányozzuk, egyaránt arra a megállapításra jutunk, hogy az őrzési egységek cimei mögött rejlő anyag összetételét illetően csak hézagosán tájékoztatnál:. Úgy véljük, hogy az általunk felállított rendezési sémg csoportcimei sokszor sokkal közelebb viszik a kutatót az egyes kutatási témák megismeréséhez. El kell tehát fogadnunk, hogy az anyag feltárása sc|rán magának a rendezésnek, azaz a kialakított tárgyi csoportoknak kell önmagukban a megfelelő tájékoztatást nyujtaniok a kutatónak $ éppen ezért a repertóriumokkal szemben emelhető kifogásokat a rendezések adta lehetőségeken keresztül kell elbírálnunk. Ilyen kifogás pl. az egyes tárgykörök ismétlődésének ténye. így a belga családi levéltári leltárban az iratokat egyes családok ill. családtagok, valamint a községek szerint csoportosítják. Önmagában ez is ismétlődésre vezet, mert a birtokiratoknál is előfordulnak az egyes családtagok nevei (birtokper esetén), másrészt pedig a családok ill. családtagok birtokiratainál nem jelölik meg. hogy mely birtokra vonatkoznak, le lehetőleg ugyanazokra, amelyekre a birtokiratok között is találhatók iratok. Ugyanígy van ez a Festetics levéltárnál is. Az uradalmakra vonatkozó iratok természetesen tartalmaznak adatokat az adott uradalomhoz tartozó egyes községekre, holott az egyes községek iratait külön-külön csoportosítottuk. A-rendezésnél az iratok domináns jellege, az irat keletkezésének célja határozza meg az iratnak valamely tárgyi csoportba való besorolását s a repertorium csak ezt tartalmazhatja, eüenben az iratnak lehet más, igen jelentős tartalmi vonatkozása is. így pl. a főurak, megyék, a protestáns egyházak stb. alkalmaztak Bécsben ágenseket ügyes-bajos dolgaiknak az udvarnál, az udvari hatóságoknál való elintézése céljából. Az ágensek megbízóiknak jelentéseket küldöttek, amelyekben a legkülönbözőbb kérdésekről számolnak be, pl. adott esetben a bécsi ágens beszámolt Festetics Györgynek egy adóssági ügyének elintézéséről, politikai eseményről és László gróf részére zongoratanitó alkalmazásáról, akit Beethoven ajánlott. Nem vitás, hogy a szóbanforgó iratnak domináns jellege, hogy bécsi ágens irta Festetics Györgyhöz. Nem vitás az sem. hogy mutatózás nélkül a tartalom rejtve marad a kutató előtt ám az sem vitás, hogy a kutatónak ismernie kel a bécsi ágensek szerepkörét s ebből következtetni kell, hogy tudjon, témájára vouaHcozójág tartalmazhat-e ez az iratcsoport adatot, érdemes-e tehát átnéznie. Az ismétlődés és kettősség persze fokozottan fennáll azoknál a levéltáraknál, amelyeket a 48-49. században lajstromoztak. A családi levéltárak rendezéséről irt tanulmányunkban eléggé hangsúlyoztuk, hogy ezeknek a rendezéseknek fenntartása szükséges és sálát rendezési munkánkat menynyiben segíti elő s menyiben könnyíti meg. A családi levéltárak rendezésére vonatkozó lengyel utasítás hangsúlyozza, hogy mind ezeket a családi rendezéseket, mind pedig az uradalmak igazgatásával kapcsolatban működött irányitó szervek iratanyagát, a kialakított rendszerben kell megtartani. A lengyel utasítás, felismerve az ebből származó ismétlődésekből fakadó nehézségeket, úgy rendelkezik, hogy ezeket az iratsorozatokat a levéltár által rendezett iratoktól elkülönítve önálló állagonként kell felállítani, de meg kell őrizni kapcsolatukat a levéltár egészével. Ez tehát nem jelenti azt, hogy szétbonthatjuk a már meglévő tárgyi csoportokat és az ezekből kikerülő iratokat egyesítjük az általunk kialakított csoportokkal, sem pedig hogy adott esetben ez elmek az elkülönített állagoknak áttekintő jegyzékét ne az általunk rendezett anyag áttekintő jegyzékével együtt bocsássuk a kutatók rendelkezésére. így tehát mindenképpen e^g repertóriumban egyazon tárgyra, tárgyi csoportra vonatkozó iratok több helyen szerepelhetnek. Meg kell jegyeznünk, hogy az 0L- ban a családi levéltárakról készült áttekintő Jegyzékben korábban csak utaltunk a család által rendezett és lajstromozott iratokra, s a kutatók Jobb tájékoztatása céljából újabban egészítjük ki az áttekintő Jegyzéket a család által rendezett iratok tárgyi csoportjainak ismertetésével. Persze ezáltal a kutató csak tájékozódást nyer a család által rendezett iratok jellege felől, azonban egy esetben sem szabad mellőzni a lajstromok - adott esetben a mutatók - használatát Kétségtelen, hogy a kutatókat megfelelőképpen kell figyelmeztetni a tárgyi csoportok ismétlődésére, erre pedig a leg- 40
