Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Bakács István: A családi levéltárakhoz készülő segédlet problematikája. • 1956. [LH 1956/2-3. 7-14. p.]
Jobb segédeszköz a tárgymutató, amelyre az alábbiakban még visszatérünk. Az eredeti segédlettel ellátott állagrészeknél pedig az állagcímek alatt külön lel kell hivni a figyelmet arra, hogy a szóbanforgó állagrészhez lajstrom, mutató áll rendelkezésre. Nem szabad elfelejtenünk, hogy a repertóriumnak egyrészt valóban áttekintésnek kell lennie az áttekinthetőség minden követelmény óv el, másrészt pedig a kutatónak a levéltárral kapcsolatos minden szükséges felvilágosítást és tájékoztatást tartalmaznia kell. Az első probléma, hogy a repertórium röviden jellemezze az egyes tárgyi csoportok tartalmát. A részletességre való törekvést kerülnünk kell, hiszen ha egyes szempontokat a repertórium cső port elmeiben kiemelünk, ad a látszatot keltjük, hogy csak ezekre a szempontokra vonatkozóan érdemes az adott tárgyi csoportban kutatni. Pl. felvétették, hogy a Festetics levéltár tolnai részének jegyzékében az egyes scriniumoknál csak megemlítjük a seriniumban levő iratok jellegét, de közelebbről - főként időbeli elhatárolással - nem tájékoztatjuk a kutatót Ennek az anyagnak egyébként lajstroma van, tehát a kutatónak azt kell használnia, de ezenkívül is nemcsak jobbágyvégrendelet. kezeslevél, urbárium, hanem számos más jellegű irat is található a birtokjogi és birtokgazdálkodási iratok között, s ha ezeket egyenkint fel akarnánk tüntetni keletkezési idejükkel együtt, akkor már nem «áttekintést» nyújtanánk, hanem nagyon is kétes értékű teljességre való törekvés lenne az eredmény. Bizonyos az is, hogy a kutatónál: a repertóriumból mindazokat az adatokat meg kell tudnia, amelyeket az alapleltárba felveszünk a kutatók tájékoztatása céljából Habár a LÓK utasítása a repertóriumok mellett az alapleKárak elkészítését is előírja - aminek szükségességét elismerjük - nem szabad arra kényszeritenűnk a kutatót, hogy a repertórium mellett az alapleltárt is kézbe kelljen vennie bizonyos tájékoztató adatokért. A repertóriumnak tehát magában kell foglalnia az anyag terjedelmére, felállitási rendjére ós használati módjára vonatkozó ismertető adatokat. Mielőtt azonban a repertórium készítésére vonatkozólag bizonyos általános irányelveket leszögeznénk, szükségesnek látom, hogy foglalkozzam a Festetics levéltár és más levéltárak áttekintő Jegyzékével kapcsolatos < következetlenség! váddal», azzal az észrevételei, hogy az anyag különböző részei különböző mélységig vannak feltárva. Elsősorban nem szabad elfelejtenünk azt, hogy egy nagy hitbizományi levéltár rendezését egyetlen személy egymagában nem tudja elvégezni. Ha pedig már többen vesznek részt, elkerülhetetlen a rendező személyiségéből, érdeklődési köréből fakadó eltérés. Persze a kiegyenlítésre való törekvés áz összeállító-szerkesztő feladata, azonban kérdéses, hogy az iratsorozat rendezője által feltárt s érdekesnek látszó adatot csupán az «egyensúly» kedvéért ésszerü-e elhagyni? A másik - szintén megalapozott észrevétel, hogy a leveleket darabonkint jegyzékeink, az összeírásokat globálisan. Azt hisszük, hogy a levelek darabonkinti jegyzékelése egyértelmű a leveleknek, mint iratfájtának tárgyi csoportba való sorolásával. Egy uradalmi összeírás-sorozat különböző évekből az uradalom több vagy kevesebb községére vonatkozik : de az uradalmi összeírások csoportjába tartozik. A levél meghatározott címzetthez szól - ezzel megadjuk már keletkezésének megközelítő időpontját - s egyetlen tárgyi jellege, hogy meghatározott személy irta. Tudjuk, hogy ahol tárgyi öszszefüggésben keletkeznek a levelek : tiszttartói jelentések, ágensi levelek, perrel kapcsolatos ügyvédi levelezés, ott a megfelelő tárgyi csoportba kerülnek, de családtagok, írók, tudósok, államférfiak leveleit tárgyi csoportba nem lehet sorolni. Vagyis: a levelekkel való «részletesebb foglalkozás» voltaképpen a levélnek, mint iratfajtának jellegéből származik. Nem vitás, hogy egy-egy esetben más iratfajták részletesebb feltárása is helyénvaló, pl. a Festetics levéltárnál a D. I. iratcsoportnál (repertórium 73, L) szükséges lett volna az «idegen családok birtokainak összeírásait» részletesebben elemezni. Ilyen probléma - de megoldásában eltérő - valamely nagy uradalom ügyigazgatásának (Jószágkormányzóságának) irattára : itt az iratok egyenkinti ismertetése lehetetlen, egy Jószágkormány zósági iratanyagról minden kutatónak tudnia keü, hogy az az uradalom egész életére, gazdasági és igazgatási kérdéseinek összességére felvilágosítást nyújt. A továbbiakban tehát megpróbáljuk a repertorium szerkezetét olyképpen vázolni, hogy a kutatóknak Jobb tájékoztatást nyújtson. 44
