Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása. Benne: 86401-17-1/1956 LOK és 86401-17-2/1956 LOK sz. utasítás. • 1956. [LH 1956/1. 153-165. p.]

b) Ugyanakkor arra is ügyelni keil,

hogy

a repertórium levéltári leltár és nem tudományos témafeldolgozás. Ennek megfelelően az egyes tárgyi csoportok tartalmi meghatározásainak nem szabad az anyag értékelésének magyarázgatásába átcsúszniuk. Ehelyett arra kell törekedni, hogy maga e rövid leltárszerü meghatározás íogalmaztassék meg olyan módon, mely a meghatározott tárgy egészének valóban legjellegzetesebb vonását emelve ki, a szakmailag kevésbé tájékozott kezdő kutató számára helyes és az anyag egyes tartalmi részeinek arányait megfelelően érzékeltető képet ad-Ennek során azonban vigyázni kell, hogy az Illető tárgyi csoport tartalmának meghatározásánál ne használjunk túlságosan általánosító, éppen a konkrét tartalmat elhomályosító - bár történetileg helyes - szak kifejezés eket. Az a) pontban közölt példánál maradva helytelen lenne az is. ha a foldesur és Jobbágyok közötti vitás ügyiratokat mint taz eredeti tőkefelhalmozással kapcsolatos iratok»-at.

vagy

a »Jobbágyoknak termelőeszközeiktől való megfosztására vonatkozó iratok*-at tüntetnék fel a leltárban. Ennél a tárgynak a példában közölt konkrét kifejtése minden kutató számára lényegesen többet mond.

4. A

repertórium készítőjének arra kell törekednie, hogy a repertóriumból az állag tárgyi kategóriáinak felsorolása mellett az egész állag szerkezeti felépítése, a tárgyi kategóriák logikai Összefüggése is felismerhető legyen. Ebből a célból a nagyobb tárgyi csoportok előtt alcímeket, a tagolásra utaló betű vagy számjeizést is lehet alkalmazni,

5. a)

Lényeges annak a kérdésnek a gyakorlati eldöntése, hogy a Jegyzék készítője milyen mélységig menjen le az iratanyag tárgyi kifejtésében. Általános elvi tájékoztatásként az szolgálhat hogy a felsorolásban valamennyi tárgyi egységet fel kell tüntetni, az egyedi ügyeket azonban általában már nem.

PL Egy raktári egységben üdvözlések és Szerencs ekivánatok találhatók. Ha az üdvözléseket és szerencsekivánatokat alkalmak szerint csoportosították, a repertóriumban ezt kell feltüntetni. Így ;

Nagy Dénes házasságkötése alkalmából érkezett szerencsekivánatok. (4926. nov. 40.)

Nagy Dénes föispáni kinevezése alkalmából érkezett szerencsekivánatok. (4937. dec.

42.)

Újévi üdvözletek- (4926-1938-ig.)

Utazások és kirándulások alkalmával küldött képeslapok. (4927-1930-lg.)

Ha viszont a levelek levélírók szerint vannak csoportosítva, akkor az egyes levélírók nevét kell feltüntetni.

b) Mechanikusan ismétlődő kisebb tárgyi kategóriák (pl, füzetek) felsorolásánál ésszerű rövidítéseket lehet alkalmazni

PL A legeltetési társulatok iratait Pest-megyében a községek betűrendjében csoportosították* Az első csomó az Ácsától Cinkotáig terjedő iratanyagot tartalmazza. Az egyes községeken belül általában 3 füzet található : alapszabály, legelörendtartás és a társulat tagjainak névjegyzéke. A repertóriumban nem szükséges minden községnél külön-kűiön lelsorofni az egyes füzeteket, hanem elég csak azt megmondani, hogy egyes csomók mely községek iratait tartalmazzák.

Tehát :

Legeltetési társulati iratok (alapszabály, legelőrendtartás, névjegyzék) Ácsa, Abony, Alberti, Alsónémedl. Aporka, stb.

6, A

repertórium készítőjének feladatát nagyban megkönnyíti ha a kisebb tárgyi csoportok iratai egy-egy raktári egységen belül is külön vannak kezelve. (Pl. raktári egységen belül zsineggel átkötött vagy palliumokba helyezett tárgyi kategóriák találhatók*) Ha azonban a raktárf egységen belül a különböző tárgyi kategóriák nincsenek megfelelően szétválasztva, a tárgyi tagolódás felderítése és kibontása nagyobb körültekintést kíván, ilyen esetben tanácsos legalább a repertórium készítése alkalmával a raktári egységen belül kisebb tárgyi kategóriákat palfiumba tenni, hogy ezáltal az anyagban való eligazodás könnyebb legyen.

1 se