Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása. Benne: 86401-17-1/1956 LOK és 86401-17-2/1956 LOK sz. utasítás. • 1956. [LH 1956/1. 153-165. p.]

7, Repertóriumot

általában - legalább raktári egységekig lernenden

- rendezett állagokról kell készíteni. Ha az iratanyag nagyobbik részében rendezett ugyan, de egyes raktári egységeken belül még találhatók rendezetlen iratok, a repertóriumban a raktári egység vagy tárgyi ka. tegória megnevezése után zárójelben lei kell tüntetni, hogy az anyag rendezetlen,

8t\Az összekötött füzeteket egy raktári egységnek kell tekinteni, de azon belül a Füzeteket egyenként fel kell sorolni. Ugyanez a helyzet akkor is, ha egy kötetbe több különbőzé tárgyú füzetet kötöttek egybe vagy másoltak be/ Ez Is egy raktári egység, de valamennyi külön tárgyi egységet alkotó füzetet a raktári egységen belül fel kell sorolni.

9. Előfordulhat

hogy - akár a többitől eltérő nagyságuk, akár egyéb tényezők miatt (pl. bizalmas anyag) - egyes raktári vagy tárgyi egységek a logikai rendből kiemelve a sorozat végén, vagy egyenesen más raktárban (pl. páncélszekrényben) találhatók, ilyen esetben a logikai rendhez keli ragaszkodni, itt kell az anyagnak raktári sorszámot adni és Itt kell felvenni a repertóriumba Is. Ha a logikai rendből való kiemelés véglegesnek tekinthető, akkor a Jegyzékben is utalni keli rá, hogy az anyag hol található.

PL: 6. Arany János sajátkezű levelei Nagykörös városához 4852-1859-ig (tB* páncélszekrényben elhelyezve),

Ha a kiemelés csak Ideiglenes Jellegű (kiállításra^, a Jegyzék készítésénél az anyag kiemeléséi nem kell tekintetbe venni

Ügyelni kell arra, hogy ha a kiemelt anyag véglegesen valamely más állagba (pl. gyűjteménybe) került, csak egy helyen kapjon raktári sorszámot

40. Előfordulhat,

hogy az iratanyag többé-kevésbé hiányos^ (Nem egyes Iratok, hanem raktárt vagy tárgyi egységek hiányáról van szó) Gondos utánjárással igen sok esetben meg lehet állapítani, hogy a hiányzó csoportok helyén milyen sorszámú vagy tárgyú iratoknak kellene lenniök. Ebből a szempontból igen hasznos lehet az intézmény irattári tervének, illetve az állag egykori levéltári rendezéseinek ismerete. Ha a kallódó anyag holléte nem állapítható még, nem kell sorszámot adni a kallódó anyag raktári egységeinek, hanem a felsorolásban a megfelelő helyen a sorszám feltüntetése nélkül kell hivatkozni az anyag tárgyára és arra, hogy az iratok hiányoznak.

IV.

GYAKORLATI MEGJEGYZÉSEK A CSOMÓJEGYZÉK ÉS REPERTÓRIUM KÉSZÍTÉSÉHEZ

4. A

csomójegyzék és a repertórium készítése nem azonos a raktári egységek címfeliratainak mechanikus lemásolásával. Különösképpen a repertórium általában többet tartalmaz a címfeliratok összességénél.

Ha a repertórium készítése rendezéssel párhuzamosan történik, s a rendezés közben látjuk el a raktári egységeket címfelirattal, vagy a raktári egységek címfelirata már egyébként is elavult. (nem fedi a raktári egység tartalmát), akkor'a tartalom kibontását csak a repertóriumban kell eszközölni s magán a raktári egységen vagy csak összefoglaló cím legyen, vagy az állag címe mellett a lesőrszámozott kisebb tárgyi egységek kezdő és végső sorszámát kell feltüntetni.

Tehát a csomó felirata :

Pestvármegyei Budapestvidékl Hegyközségi Tanács iratai. 9-12.

(Ld. a mellé kelt mintát.)

2. A

csomójegyzéket vagy a repertóriumot három példányban a/4 Jelzésű 24 x30 cm nagyságú megfelelő tóinőségü papihon (lehet félüszta papíron is) kell elkészíteni A gépelésnél olyan széles szegélyt kell hagyni, hogy a lapok esetleges későbbi beköttetése esetén sem váljék a szöveg olvashatatlanná. A csomójegyzékeket és reparlóriu mókát a mellékelt minták szerint kell gépelni, s félévenként - a tervbeszámoló mellékleteként - 4 példányban kell a LOK-hoz felküldenL

4^