Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása. Benne: 86401-17-1/1956 LOK és 86401-17-2/1956 LOK sz. utasítás. • 1956. [LH 1956/1. 153-165. p.]
zölni), Ha az idörendezés hónapig lemenő, akkor az első és utolsó hónapot kell feltűntetni. Vigyázni kell azonban arra, hegy az Időpontot mindig a szervesen létrejött egész Ügyirat dátuma határozza meg, nem pedig valamely Ügyirat mellett található előír at vagy a mellékletek időpontja. 3. Segédletek esetében meg kell adni a bennük nyilvántartott iratanyagra vonatkozó legalacsonyabb és legmagasabb jelzetet (iktatószámot). Mutató esetén az első és utolsó mutatózott betűt kell feltüntetni. * 4. A kötetek számbavételénél ügyelni kell arra, hogy a kötetek (különálló lűzetek) címfelirata nem minden esetben fedi HL fejezi kl a kötetek tartalmát. Ilyen esetekben mindig a helyesnek vélt elmet kell îrnL s zárójelben kell közölni a köteteken található elmet A fenti célból a kötetek elmének megadásakor szabad az eredeti elmet megrövidíteni, vagy az értelmet Jobban megvilágító szavakkal kiegészíteni, sőt magyarázó mondatokat is lehet alkalmazni. A kötetek elmének (Jellegének, tartalmának) meghatározásánál a létrehozó szerv profiljának is megfelelő leírást kell adni. Nem elég tehát ilyen fajta meghatározásokat adni: segédkönyv (hanem e helyett Iktató, betüsoros névmutató, hely mutató, stb.) - üzleti könyv (hanem e helyett pénztárkönyv, foiyószámlakönyv, főkönyv, stb.) " 111. A REPERTÓRIUM 4. Mint már L alatt is kifejtést nyert, a tárgyilag tagolódó állagokról a Jelen utasítás értelmében repertóriumot kell készíteni. A repertórium szerkezeti felépítésében nem különbözik a csőmójegyzéktőL A repertórium készítőjének is ugyanazon kérdőpontokra kell feleletet adnia, mint a csomójegyzék készítőjének, Eltérés a két leltár között a 6. kérdőpont (az állagot alkotó raktári egységek felsorolása) megválaszolásában van. A repertóriumot ügy kell elkészíteni, hogy az mind az anyag tárgyi kibontását, mind raktári tárolását feltűntesse. A repertórium készítőjének tehát az iratanyag raktári elhelyezésén és tárolásán túlmenően meg kell ismernie annak tartalmát, rendezési elveit is a legkisebb tárgyi kategóriákig lemenően. Természetesen a csomójegyzék és repertórium között nem lehet éles határvonalat húzni. Vannak levéltári állagok, amelyek részben sorszámos, részben tárgyi rendszerűek. Ezek esetében mind a csomójegyzék, mind a repertórium készítésének speciális szempontjait a megfelelő résznél figyelembe kell venni. 2. a) A tárgyi kategóriák definiálásánál az eredeti megjelölésből kell kilnduin), Ha az eredeti megjelölés megfelelően fedi a kategóriák tárgyát, meg kell tartani. Ha nem fedi megfelelően a tárgyat vagy eredeti megjelölés ismeretlen, úgy a repertórium készítőjének kell azt meghatároznia. t b) Ha az eredeti meghatározás túlságosan hosszú, a csomójegyzékben vagy repertóriumban elégséges a meghatározás legjellemzőbb - de az értelmet Jól kifejező - szavait megadni és a kihagyás lényére pontozással kell utalni. 3. a) fia az eredeti meghatározás téves vagy hiányzik, úgy a tárgynak újonnan történő meghatározásánál arra kell törekedni, hogy a tárgymeghatározások a kutatóknak az anyagról világos, színvonalas tájékoztatást nyújtsanak.- Nem elégséges például a földesur és a jobbágyok közötti vitás ügyekre vonatkozó iratokról beszélni, hanem meg kell mondani, hogy az iratokban a legelő elkülönüléssel, az irtványföldek bérbeadásával stb. kapcsolatos Vttás jgyekről van szó. - Vagy nem elég tehát azt mondani : Szabad Föld Téli Esték iratai 4050, hanem ehelyett: Szabad Föld Téli Esték programmterve és elszámolásai 4950. 457
