Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása. Benne: 86401-17-1/1956 LOK és 86401-17-2/1956 LOK sz. utasítás. • 1956. [LH 1956/1. 153-165. p.]
zékek (téteïlajstromok. conspectusok) bizonyultak a legalkalmasabbaknak, A munkamenet egyszerűsítése teszi szükségessé, hogy a tárgyilag tagolt állagok esetében ne készítsünk külön csomójegyzéket és külön áttekintő jegyzéket» hanem a két műveletet vonjuk össze. A csomójegyzék és áttekintő jegyzék adatainak összevonásából keletkezett segédlet a repertórium, b) A tárgyilag nem tagolt (sorszámos, alapszámos, időrendben lévő stb.) állagok kutathatóságának megkönnyítése nehezebb, szempontjaiban és módszereiben még tisztázásra váró Feladat A tárgyilag nem tagolt állagok esetében tehát egyelőre csak csomójegyzéket kell készíteni A csomójegyzék, 111. repertórium készítésénél az alábbiakban közölt szempontok és irányelvek szerint kell eljárót 11. A CSOMŰJEGVZÉK A Fentebb elmondottak értelmében a nem tárgyi rendszerben kezelt iratokról csomójegyzéket kell készíteni. A csomójegyzék átlagonként az alapleltár tételeinek megteleld tagolásban készítendő. Ha a c so mój egyzék készítője az alap leltár elkészítése óta végzett rendezési munka, vagy az anyag teljesebb megismerése stb* következtében a levéltári anyagot más tagolásban venné Fel, mint ahogyan az alapleltárban található, úgy ezt a változási az alapieltáron is megfelelően keresztül kell vezetni, azaz az alapieltáraknak és a csomójegyzékeknek összhangban kell ienníök. A ) A r a k t á ri egység. Az iratanyag raksz ámozása 1, A csomójegyzék Felvétele alapleltári tételen beiül raktári (tárolási) egységenként történik. A számbavétel egysége tehát az az iratmennyíség, amely a csomójegyzék felvételének időpontjában Felismerhetően elkülönülő egyetlen raktári (tárolási) egységet képez. Ezt az egységet attól Függően, hogy könyvlor mában, vagy más módon egybekötött iratanyagról van-e szó, kötetnek vagy csomónak, tékának, tekercsnek, doboznak, dossziénak, stb, nevezzük, 2, Könyvalaku vagy más hasonló (csak erőszakos utón szétválasztható) módon egybefoglalt iratanyag számbavételi egysége a kötet. A kötetek a csomójegyzék felvétele szempontjából mindig külön raktári egységet képeznek, tehát darabonként külön-küiön veendők számba, ide sorolandók a különálló (tehát össze nem kötözött) Füzetek is. 3. A csomójegyzék felvétele szempontjából - belső irattári rendszerre való tekintet nélkül - raktári egységnek tekintendő az egyes iratok (vékonyabb Füzetek) mindazon összessége, amelyeket valamely kötözöanyag : heveder, szíj, zsineg, szalag, vagy azt pótló burkolat pL doboz, boríték stb, egyetlen tárolási egységgé von össze. Az iratoknak ilyen természetű egybevonása tehát nem örökérvényű, hanem - ha a célszerűségi szempontok úgy kívánják - könnyen megváltoztatható. 4. Ha a jegyzékkészltő olyan tárolási egységgel találkozik, amelynek jegyzékelésénél a Fentebbi meghatározás nem ad megoldást, úgy maga alakítsa ki a megfelelő jegyzékelési egységet, vagy kérjen a LÓK-tói útmutatást. A raktári egység meghatározása szempontjából nem kell tekintettel lenni arra, hogy az egyes raktári egységeken belül találhatók e még más kisebb egységek (pl. egyes iratok össze vannak kötve vagy borítólapok közé vannak helyezve,) 5, a) A csomójegyzék készítése előtt a raktári egységeket állagonként újrakezdődő folyamatos rakszámozássaj kell ellátni. Ez azt jelenti, hogy az állag raktári egységeit ugyanannak a számsornak Folyamatos számaival kell megjelölni, A rakszámozás a helyi szokásnak megfelelően színes (lehetőleg kék színű) ceruzával, címkék felragasztásával, bélyegző rányomásával stb. végezhető. A rakszámot a raktári egység állványon is jói látható oldalán kell elhelyezni, b)'Az állagok rakszámozását nem kell örök időre szólónak és megváltoztathatatlannak tekinteni Kétségtelen, hogy a teljesen rendezett, átseicjtezett és mintaállványozott áUagok rakszámozása állandóbb jellegű, mint azoké az állagoké, melyek ezt a Tokot még nem érték el, azonban a 1Ő5
