Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása. Benne: 86401-17-1/1956 LOK és 86401-17-2/1956 LOK sz. utasítás. • 1956. [LH 1956/1. 153-165. p.]

rakszámozást, mint a számbavétel egyik technikai feltételéi, minden Jegyzékelésre kerülő állag esetében el kell végezni.

B) A

csomójegyzék rovatai

A csomójegyzéknek a következő rovatokat kell tartalmaznia : ■ * i

4, A

levéltár neve. - összevont levéltár esetében a levéltál' neve alatt zárójelben közölni kell a íevéltárrészleg nevét is. pL Győri Állami Levéltár (Mosonmegye levéltára).

2, Az

állag alapleltári tételszáma, * Előfordulhat, hogy az alapleltár felvétele óta végzett rendezés folytán az alapleltárban egy tételnek leltüntetett iratanyag több tételre osztható, illetve a több alápleitárl tétetsz ám alatt feltüntetett iratok voltaképpen egy állagot alkotnak. Ilyen esetben a Jegyzék a legutolsó rendezésnek megfelelő állapotot rögzítse és az alapleltárt Is ennek megfelelően kell módosítani,

3, Az

állag elhelyezése. - Ezt a rovatot az alapleltározásnál szokásos Jelek és rövidítések alkalmazásával kell megválaszolni,

4. Az

állag cime.

*

Ez azonos az alapleltárban feltüntetett címmel, eltérések azonban Itt Is adódhatnak, s ilyen esetben a 2) pontban ismertetett módon kell eljárni. Ha a csomójegyzék készítése során kiderül, hogy az állag aiapleltári címe nem megfelelő, akkor minden esetben a helyes címet kell a csomójegyzék megfelelő rovatában feltüntetni, s a címet az alapleltárban is korrigálni kell.

5. Az

állagban található raktári egységek sorszáma. - Ez minden esetben a raktári egységek leírása elé a lap balszélére kerül, s alapleltári tételenként újrakezdődik.

6. Az

állagot alkotó raktári egységek darabonként való felsorolása (leírása).

7. A

jegyzék felvételének kelte.

8. A

jegyzék felvevőjének aláírása.

9. A

lev éltár

vezető láttamozása (az utóbbi elmarad abban az esetben, ha a Jegyzéket maga a levéltárvezető készíti el.)

C ) A raktári e

g y s é

g

e k s

z á m

b a vête 1

e

Az állagot alkotó raktári egységek felsorolásában (a csomójegyzék 6. pontja) minden raktári egységről a következő adatokat kell közölni:

4. Jelzetek

(iktatószámok. alapszámok) rendjében kezelt iratanyag esetében;

a) az

adott raktári egység évét (ezt azonban mindig csak az év változása esetén kell kivetíteni),

b) a

raktári egységben elhelyezett iratok megállapítható, sorrendben legalacsonyabb és legmagasabb jelzetét

Abban az esetben azonban, ha a raktári egység elejéről vagy végéről hiányoznék néhány darab irat, ezek későbbi visszahelyezhetése érdekében kerekítve keli a legalacsonyabb és legmagasabb Jelzetei megadni.

2. Időrendben

kezelt iratanyag esetében a raktári egységben őrzött iratok megállapítható legkorábbi és legkésőbbi (keletkezési, beérkezési, stb.) időpontját kell megadni. Az Időpontot az iratanyag Jelenlegi rendjének kialakításánál még figyelembevett legkisebb időegységre lemezöen kell feltüntetni.

Tehát : ha az eredeti idörendezés napokig lemenő, akkor az első és utolsó napot kell feltüntetni, (de az 4. b. pontban említett esetekhez hasonlóan itt is lehet kikérekltésl eszkö<56