Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - Utasítás a leírójegyzék készítéséhez. Tervezet. • 1955.05.20 [86401-17-1/1955 LOK MOL XIX-18-a]
TERVEZET UTASÍTS le i rójegy z é k _keszítéséhez A levéltárak célja, hogy az ügyviteli és történeti bizonyítás érdekében az iratanyag őrzése és minél jobb hozzáférhetőségének biztosítása, Ezeknek a feladatoknak a minél eredményesebb megvalósítása érdekében jelöltem meg az 1954—es évvel kezdődően a levéltárak súlyponti feladataként a rendezést, minthogy a cél megvalósításának feltétele az iratanyag rendezett állapota. Ugyanezen cél érdekében készülnek a különböző leltárak és ismertetések is. A kutatók növekvő száma, a levéltárak irányában megnyilvánuló mind gyakoribb ada tszolgálatatási igény, az iratok felhasználhatósága egyre sürgetőbben írja elő az alapíeltárnál részletesebb leltár felvételét. Az alapíeltárnál részletesebb leltár felvételét igényli a jelenlegi súlyponti munkának, a rendezésnek a végzése is, A leltározás ugyanis szerves kiegészítője a rendezésnek, A leltárban kell rögzíteni a rendezési munka eredményeit, tehát mindenkor az iratok rendezettség! fokának megfelelő részletességű^leltárt kell készíteni, mert ellenkező esetben az iratok feltárása szempontjából a rendezés nem tölti be minden tekintetben hivatását. Végül, de nem utolsósorban az iratok biztonságos megőrzése is részletesebb szómba vételárukét, részletesebb leltár elkészítését sürgeti. A részletesebb leltár felé mutató igény azonban nom jblenti feltétlenül azt, hogy az állami levéltáraknak is olyan tipusu ismertetőleltárakat kell kés.ziteniök, mint amilyenek az Országos Levéltárban készültek. Az il^cn jellegű ismertetőleltár állandó ismétlésre kényszerítené a leltározót, főleg olyan adatok ismétlődő elmondására, amelyek - mivel a levéltárak iratanyagának túlnyomó részét közigazgatási szervek hozzák létre és ezek szervezeti felépítését, működését országos törvények szabják meg -egyéb helyen is megtalálhatók. Éppen ezért a fenti igények mogvalósitá.se érdekében egyelőre ez ismertetőloltározási munka Clső fázisaként, úgy tudományos igényeket is részben kiolégitő, állagonként! leírója gyzékst kell készíteni, amelyhez, a későbbiekben - az ismétléseket elkerülve - egy általános ismertető bevezetés készülhet 8 vonatkozó hivatal-történeti és le— vél tártörtén., ti adatok megfelelő összegezése révén. Már itt utalok arra, hogy az állagonként! leirójegyzék csak a tárgyilag tagolt iratanyag esetében elégíthet ki dokumentációs igénypert ez iratok lehetőségszerinti pontos számbavétele érdekében azonban a tárgyilag nem tagolt állagokról is el kell készíteni a jegyzéket. Magyar Országos —'.'Ayőíiá»'
