Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - Csomójegyzék, raktári jegyzék, repertórium - A levéltári iratanyag másodfokú mennyiségi számbavételének általános alapelvei és módszerei. • [1955.] [[ad 86401-17-1/1955 LOK] = MOL XIX-I-18-a]
z,/ Az a-b-/ pontban felsorolt általános irányelvok által æj? nem oldott mindéq -sürgőssé g töl függően Írásban, vagy a területi referens, illetve a szakelőadó látogatásakor előadott - konkrét kérdésben a LÓK dönt. A számbavétel végeredményekép tehát a levéltár teljes számbavett iratanyagát csomó, illetve köteVszámban kell kifejezni. 3*/ A .számbavétel Írásbeli rögzítése a raktári egységeket darabonként felsoroló csomó- illetve kötetje gyzók /a továbbiakban: csomó jegyzék/ felvételével történik* Csomójegyzéket a számbaveendö teljes iratanyagról, azon belül alapleltári egységenként külön-külon InLl felvenni. A csomójegyzéknek a következő adatokat kell 'tartalmaznia: Az iratsorozat cime, év köre és alapleltári tételszáma. A sorozatot alkotó raktári egységek darabonkénti felsorolása. A felvétel kelte és a felvevő neve. a./ Valamely sorozat csomójegyzékének címében minden-, változtatás nélkül közölni kell a véglegesen rendezett soro zat | me gfelelően kiegészített alapiéi tár lapján me adott címet, évkort és az alapleltári tételszámút, abaazdmcct itx±x±ÄEES±xsnäic* b» I A csomó je yzékben a Sorozatot alkotó raktári egységeket darabonként toll felsorolni, tehát külön-külön minden csomót? illetve kötetet. A felsorolásnak minden raktári egységről a következő adatokat toll tart bmaznia:-y Csomó esetén. to .Sredetileg is jelzetek /iktatási, irattári, 7 vagy levéltári jelzetek: betűk, számok vagy kombinációjuk/ rendjében to zeit iratanyag ese tán:■ a csomóban elhelyezett iratok megállapítható, sorrendben legalacsonyabb és legmagasabb jelzetét toll megadni. i dredetil?g is csupán időrendben kezelt iratanyag esetén: a csomóban őrzött iratanyag megállapítható legkorábbi és legkésőbbi időpontját toll megadni. Az időpontot mindig az anyag jelenlegi rendjének kialakításánál még figyelembe vett legkisebb időegységig lemenőleg toll megadni, Tehát ha,az eredeti időrendezés napig lene nő/"akkor az első és utolsó napot, ha csak hónapig lemenő, akkor az első és utolsó hónapot toll feltüntetni, vigyázni kell azonban arra, hogy az időpontot mindig a "szervesen l;tajött egész ügyirat dátuma határozza meg, nem pedig a valamely ügyirat mellett esetleg található korábbi mellékletek időpontja. (Magyar Országos L Levéltár |
