Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Oltvai Ferenc–Vörös Károly: A területi állami levéltárak alapleltárainak kiadásáról. • 1957. [LH 1957/3-4. 437-446. p.]
Kl 7. Az ipatok használatára a kutatóknak adott útbaigazítás is történhet összefoglaló módon. Mentnek kell lenni a felesleges sablonlzálástóL Nem szükséges rámutatni arra, hogy a mutatók alapján leutalhatunk vagy ha az nincs,az Iktatók vagy az iratok átnézésével, mert ez a körülmény a kutató előtt is világos. Az iratok használata sok esetbén már az Irattári rendszer leírásából is következik, A sorozatban a különösségekre kell rámutatni sorozatban végzett tájékozódása is biztos támpont és erre a leltározó gyakorlata és a ' A kiadásra kerülő leltárak esetében úgy látjuk, hogy inkább az anyagban való kutatás kérdésében kapcsolódjanak a közlésre kerülő adatok különbén és csak a legszükségesebb mértékben tartalmazzon az anyag őrzésére, az anyagot gondozó levéltáros részére utalásokat. A leltározás kezdeti időszakában az ar^ag őrzésével, kezelésével kapcsolatos tudnivalók még fontosak voltaic, ma ezeket Jórészben felszámoltuk. El kell kerülni az ilyen megjegyzéseket, hogy az anyag- * hoz segédkönyv készítendő, hogyha az nincs stb. Véleményünk szerint & kiadásra kerülő műnek célja annak közreadása, hogy mivel rendelkezünk, A levéltárban a sorozatokról egyéb feljegyzések is rendelkezésre állnak, a kutatók ezeket is használhatják de ezek közreadása felesleges. Az állatokon belül az iratcsoportokról azon az alapon ajánlatos a közléseket meglenni, ahogyan az az Országos: Levéltár alapleltáraiban meghonosodott. Az alapleliárak tüntessék fel a leltározott sorozat elmét évkörét, tárgyát, a sorozatba vont iratféles égekei, a számbavételi egységek raktári számának feltüntetésével ahol ez már elkészült, az irattári rendszert, a legszükségesebb kutatási útbaigazítást és a sorozattal kapcsolatos tudnivalókat. Ebben a tekintetben irányadónak fogadhatjuk el a LÓK 86404-^47-6/4957, sz. utasításában foglaltakat. 9. A levéltárak alapleltárainak bevezetésében megjegyzésekét kell fűznünk a levéltár történ etéh ez. Rövid idő alatt, mint amennyi rendelkezésünkre áll, a teljességre való törekvés igénye nélkül foglalkoznunk kell a levéltár kialakulásával a legfontosabb sorozatokkal, a rendezésekkel, se loi te zésekkel, a levéltár elválásával a megyei és a városi registraturától, az elhelyezéssel a levéltárosokkal és ^munkásságukkal stb. Külföldi példák is arra Intenek, hogy ezt a kérdést nem lehet elhanyagolni. Látnunk ken, hogy a területi levéltárak alapleltárai eltérő színvonalúak. Kiküszöbölése és ennek megfelelően az alapleltárak Jelentékeny részének újból történő szerkesztése a levéltárak sorozatainak átrendezésével érhető et Az átrendezésnek először a fondok szétválasztására kell irányulnia, tehát sok esetben technikái munkáról van szó. Ki kell alakítani a fondok csoportjait, E csoportok képzése (pl. ipartestületek, általános iskolák stb.) nem érint raktári átrendezési feladatot is. Számos csoportnak meg kell határozni a fondokon belüli szerkezetét ill. az iratféleségek sorrendjét is. Jóllehet helyénvaló hogyha tekintetbe vesszük a fondok csoportjainak és kesztéséne k kialakításában az egyéni véleményeket elengedhetetlen, hogy bizonyos vánuljon meg a kivitelben, Az alapleltáro zás a kiadás kedvéért felveti belső levéltári munkánk gyökeres belső szeregység nyílátalakítását. ill, átszervezését Annyi bizonyos, hogy a kiadásra történő előkészítés fondjaink csoportokba sorolásána.k és e fondok csoportjai megismerésének kérdését eredményezi, A levéltárak anyagának fond-csopontonkénti felbecsülése és a vele kapcsolatos mindenféle rendezési, leltározási stb. munkák,, az érintett hiányosságok e Heh éré is egyik főfejadatunk. Szeged, 4957, október 24. Oltval Ferenc JEGYZETEK 1. A községi anyagra nézve lásd : Balázs Péter : A községi irattárak leltározásával kapcsolatos kérdésekről. LH 4953. 409, 1. A vállalati anyagokra nézve: Kiss László: A vállalati irattermelésről LH 4953.2-4.63 old, Soós Imre : A vállalati iratkezelés Heves megyében uo. 80. old. 441
