Segédletkészítés, adatbázis-építés

Középszintű - (Alap)leltár - Útmutató az ismertető leltár készítéséhez. • 1952. [864-135/1952 LOK]

- 15 -nem az egész anyagtan, hanem annak csak kis töredékében találhatók. A .kutató útmutatást nyervén arra, hogy az anyagban a leltárkészitő által átnézett részekben megállapít ott-tárgyak szerepelnek, indíttatva érzi magát az egész anyag átnézésére, amivel esetlog

sok

felesleges munkát végez., Különösen fennáll .ez a veszély, ha az anyagnak segédkönyvei nincsenek, s a kutatónak magukat az iratokat kell átnéznie,

A keresztmetszetekben történő’tárgyvizsgálat ezek szerint nem feltétlenül elvégzendő, ellenkezőleg lehetőleg kerülendő. Nemcsak azért, mert igen sok időt igényel a leltárkészitő részéről, hanem azért is, mert az eredmény nem áll arányban a ráfordított fáradsággal. Sajátságos esetek azonban indokolhatják, hogy a leltárkészitő mégis Így járjon el. .

ö. Az illető hivatal /hatóság/ ü g

y m

e

n é t é r o

é s 1- r'_a_t_k_e_z_§.Ll_é_s_é_r_e vonatkozó adatokat. Ezek közül azonban

. csak,azokat, amelyek az anyag tárgyával, rendszerével, * kutatás módjával a legközvetlenebbül összefüggnek. Ha az anyag az ügymenet •egyes fázisai, az azok során keletkezett iratfajok szerint tagoló. ; dim,

feltétlenül

kell az ügymenetről Szólani. Pl. beadványok, ki. adványok foga Ima z ványai esetében, továbbá, ha az ira

t

anyaghoz tanácsülés! jegyzőkönyvek, iktatókönyvek, kiadói, irattári eegédkönyvék tart oz-ir.k, stb. Általában azonban az ismertető leltár készítőjének nem feladata az ügymenet teljes és részletes ismertetése, az iratokon található és az ügymenetre vonatkozó legkülönbözőbb feljegyzések megfejtése és megmagyarázása.. Nem azért, mintha az ügymenettel való foglalkozás,'és általában a hivataltörténet tisztázása, öncélú valami lenne, aminek a kutatás "nem veszi hasznát. Hanem egyrészt, azért, mert kutatás számára az egyéb adatok fontosabbak és főleg sürgősebbek,' már pedig s ez a másik, az előbbinél döntőbb érv/ a hivataltörténeti adatok .felderítése igen sok időt

. igényelne, s az Ismertető leltár elkészít ését nagyon-lassítaná. Az ismertető leltár készítője.éppen ezért azt tartsa- irányadónak, hogy az ügymenettel lehetőleg ne foglalkozzék, csak abban az esetben, ha ez a tárgy vagy a levéltári .rendszer megmagyarázása, érdekében .feltétlenül szükséges. Az ügymenet története ugyanis nemcsak a

■ -/ tárgyra, hanem sukkal inkább f lev

Atari rendszerre

vonatkozólag

' ' ,-hyujt hasznos, sokszor nélkülözhetetlen tájékoztatást. '■ ■ < ’■ ■

• Abban az'osetben azonban, ha az ügymenetnek és általában a hivatalnak ja" története már tisztázva van, az ismertető leltár készítőjének tehát nem kell kutatást végeznie, hanem az adatokat készen kapja, . ezeket az adatokat, minthogy hozzátartoznak az anyagra vonatkozó

' ■ Ismeretek teljességéhez, megfelelő formában, a lényeget koncentrálva, a leltárba is fel kell vennie. Az ilyen leltár természetesen bővebb lesz, mint egy másik, amelynek elkészültekor á kérdéses hi':jvátal /hatóság/ története /ügymenetének története/ még nem volt ismeretes. "De ez is csak azt bizonyltja, hogy a levéltári leltár az anyagra vonatkozó ismereteket elkészülésének időpontjában tükrözi.

LOk. 52 - 9110,- Tik