Segédletkészítés, adatbázis-építés
Középszintű - (Alap)leltár - Útmutató az ismertető leltár készítéséhez. • 1952. [864-135/1952 LOK]
1 r* - Xaj fekvő, legbiztosabb eredményt Ígérő mód a tárgy kifejtésere. A tárgy kifejtésére vonatkozólag fentebb általánosságban mondottak ilyen esetben a .hatáskör ismertet és ere, is vonatkoznak. Néhány,gyakorlati szempontból azonban külön is kell érinteni ezt a kérdést. A hivatal /hatóság/ hatáskörének tisztázásához jó; segítséget nyújtanak a hivatali utasítások. Az ismertető' leltár készítője ezekből indulhat ki. Ajánlatos azonban, hogy az anyagból ellenőrizze, hogy az utasítások rendelkezései a gyakorlatban érvényesültek-e, vagy pedig csak papíron maradtak. Ez az ellenőrzés azonban nom. jelent heti azt, hogy a leltárkéezitő ele jétől-végig átnézi az anyagot, még a segédkönyveket sem, nom^is szólva az iratokról, /z ellenőrzés csak az anyagnak egy-egy részére szóritkozhatik. Hogy ez a gyakorlatban miként történjék, szabályozni mechanikus lenne, Az anyag jellege, terjedelme esetenkint más-más módot kíván,, s nem utolsó sorban a leltár készítőjének anyagismeret én és leleményességén múlik, hogy a legmegfelelőbb módot megtalálja. Általánosságban leszögezhető, hogy fokozott figyelemmel kell kísérni azokat-az időpontokat, amikor a hivatal /hatóság/ történetében változások voltak, főleg amikor hatásköre változott. Lehetséges az ellenőrzésnek 0- lyan módja, hogy a leltárkészitő bizonyos időközökben, évtizedekre terjedő agyagnál pl. tízévenként, nézi' át a' segédkönyveket.’, vagy ilyenek nemlétében magukat az iratokat, 'Az utasítások ellenőrzésének módja tula jdonképen ugyanazt a kérdést veti fel, ami felmerül abban «az esetben, ha utasítások nincsenek. Ez á- kérdés egyben azonos a nem tár ;yl tagozódása anyag tárgykifejtésének kérd ésével általában, nemesek hivatali /hatósági/ anyagnál, hanem bármilyen eredetű anyagnál is. kétségtelen azonban, hogy a hivatali /hatósági/ eredetű anyag homogénabb, mint pl. egy gyűjtemény, s hatáskör tisztázásával tárgya könnyebben meghatározható. A tárgy meghatározásáról általában korábban már mondottak1 -oe ilyen esetekben meg a következő szempontok fűzhetek: Ha íz anyaghoz segédkönyvek vannak, a leltárkészitő ezekből induljon ki.. Amennyiben a segédkönyvek a tárgy megállapítására nem adnak elegendő vagy megbízható alapot, szükséges magukat az iratokat is megnézni. . ■ .■ ; ' . ■ "?.■*a.'...m. ' bű',L'- ■ Segédkönyvek nemlétében elkerülhetetlen maguknak az iratoknak a megvizsgálása. Az anyagnak /akár segédkönyveknek, akár iratoknak/ találomszerü, keresztmetszetekben való átnézése kétségtelenül hozzásegít a tárgy kifejtéséhez, Meggondolandó azonban, hogy ilyen módon egyrészt az egész anyag tárgyáról nyert kép elkerülhetetlenül hézagos lesz, másrészt^fennáll az a veszély is, hogy az ismertető leltár a kutatót megtéveszti. ^Az egész anyagról mond ugyanis olyat, amit csak annak ogy részéről állíthat határozottan, arról t. i., amit a leltárkészitő megvizsgált. Lehetséges ugyanis, hogy bizonyos tárgyak LÖI_. 52 - 9U0,- TÎI.
