Segédletkészítés, adatbázis-építés
Általános - A levéltári segédletkészítés kérdései. Konferencia. Benne: irányelvek az útmutató elkészítéséhez; szempontok a fondjegyzék-szerkesztéshez. • 1960. [LH 1960/2. 3-39. p.]
Borsa Iván1 4L A levéltári anyag biztonságos megőrzése szempontjából az eddig készült levéltári segédie tek közül a raktári csomójegyzék (akár conspectussal té tel! ajstr ómmal vagy repertóriummal kap esolva) nagy általánosságban kielégítő megoldást jelent Teljesen kielégítő biztonságos megoldást őr zést szempontból csak az nyújtana, ha minden csomó le volna fóliáivá Ez azonban véleményem sze ríni már nem segédletkészítés! probléma, hanem elsősorban rendezési és ezzel kapcsolódó leszámo zás! kérdés. Nézetem szerint ilyen munkát Jelen létszám viszonyaink és feladataink mellett csak né hány kivételes megőrzést igénylő iralcsoportnál lehetne végrehajtani. 2. Az alaplellárak Jó tájékoztatást adnak egy egy levéltár. ill. levéltárrész anyagáról. Szerin tem ezek állnak olyan színvonalom hogy fölöslegessé teszik azt hogy ugyanarról az anyagról utniu tató is készüljön, À «Levéltári leltárak* sorozat kötelei minden tekintetben kielégítők, ilyen kötetek további publi hálását központi íeladatnak kellene tekinteni A íondjegyzék (állagjegyzék) tudomásom szerint elkészült. Ahol a fondkartotéh (állagkartoték) nem készült el elkészítendő. Mindkét segédlet rendszeresen vezetendő. 3. Szerintem az erőket arra kellene koncentrálni, hogy a tárgyilag valamelyest is csoportosi tett teljes iratanyagról repertórium vagy <Festetics-leltár* szerű segédlet készüljön és kerüljön pub likálásra. A tárgyüag nem csoportosított iratanyagról (sorozatokról) pedig csomójegyzékeket kellene készíteni házi használatra. Ez a megoldás Őrzési és dokumentációs szempontból egyaránt megfelelő színvonalat tudna biztosítani Ezután elemi erővel merül fel a sorozati rendszerben kezelt iratanyag kérdése. Nézetem szerint itl a soron következő îeladat a tárgyi csoportokba való rendezés, a ci a későbbi repertóriumi munka alapját hivatott biztosítani 4, Az Ember Győző tanulmányában definiált segédletrajtákat 2 csoportra kellene osztani Az egyikbe kerülnének azok a segédletek, amelyeket minden levéltárnak minden anyagáról el kellene ke szitent Ezek volnának: Íondjegyzék, londkartotók (ill állagjegyzék és állagkartoték), alapleïfâr, rak Úri jegyzék - tárgyi csoportossá su anyag esetében konsr^ktussal kombinálva. - A másik csoportba kerülnének az összes többi segédletek, amelyek az iratanyag természete, értéke, a vele kapcsolat ban megnyilvánuló érdeklődés stb„ stb, figyelembevételével számtalan félék lehelnek, A Levéltári Osztálynak elő kellene írnia ezeket az általánosan kötelező segédleteket amelyek természetesen lehetnek eltérőek az Ember Győző tanulmányában definiált segédletektől Mint már a 2< pontnál említettem, teljesen fölöslegesnek tartom, hogy a levéltári útmutató ál talánosan (minden levéltári anyagra vonatkozóan) elkészítendő segédlet legyen. Helytelen volna* hogy továbbra is csak fond vagy állagszinten adjunk tájékoztatást, miként az alapleltár, Az Útmutató által szolgáltatott többletadatok nem dokumentációs értékűek, külső érdeklődésre tehát nem tartanak számot nem növeli az iratanyag őrzésének biztonságát sem. tehát elkészítése nem indokolt am el lett rengeteg energiát igényelne. Degré Alajos: A segédletkészítést az iratrendezéssel szorosan összetartozó munkának tartom, Hogy az egyes levéltárak milyen segédleteket készítenek, azt saját rendezettség! fokuk, és az alapleltárak, durva csomójegyzékek elkészültének mértéke szabja meg. Általában mélyebb színtű, analitikus segédletet nézetem szerint akkor kell készíteni, ha a magas szintű szintetikus segédlet már az egész levéltári anyagról elkészült Ember Győző tanulmányában foglaltakkal egy kicsiny, de talán nem Jelentéktelen kérdésben nem értek egyet. Ö a londjegyzéket (fondnyilvántartási segédlet) helyesebbnek tarifa, ha nem ideális rendszerben, hanem a levéltár tényleges rendje szerint készül. Én a kutatók érdekében sokkal . 5
