Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Vörös Károly: A magyar állami levéltári fond fondjegyzékének elkészítése. Benne: 124538/1958 LOK sz. rendelet. • 1958. [LH 1958/1-2 107-120. p.]
Vörös Károly; A MAGYAR ÁLLAMI LEVÉLTÁRI FOND FOHDJEGYZÉKÉNEK ELKÉSZÍTÉSE Folyóiratunk multóvl 3-4. száma foglalkozott a területi állami levéltárak alapleltáraí kiadása nak kérdésével-. E feladat nagy Jelentőségénél lógva * hiszen az Országos Levéltár alapleltárainak kibocsátása uián ezáltal végeredményben a teljes állami levéltári fond leírása került szóba olyan publikáció, melyhez hasonlót a magyar levéltárak eddig még nem készítettek - az 1958 évi levél fári munkaterv egyik központi munkájává vált Magától értetődőleg az idézett cikkben felvetett inkább elméleti jellegű problémák a konkrét műnk a terv be való beiktatás során nagymértékben egyszerűsödtek Mint ugyanis csakhamar nyilvánvalóvá váll a területi állami levéltárak anyaga ma még általában nincs olyan rendezettség! foko/L hogy leírásuk abban a végeredményben bonyolult és sokoldalú felvilágosítást "adó formában melyet az alapleltárak követelnek meg. végrehajtható legyem Szórt az 4957 december 13 án tartott levéb tárvezetöi értekezlet elé már olyan Javaslat kenőit megvitatásra mely főfelauatként egyelőre még nem u területi állami levéltárak alapleltárainak hanem csupán (most már az OL anyagát is bevonva) a teljes Állami Levéltári Fond Jegyzékének elkészítéséi tűzte kí A különbség a két műfaj között lényeges. A Levéltári Híradó előző számába írott hozzászóia som az alaplel térre vízió első feladataként annak méghatár ozását tűzte ki hogy jni a fond, illetve mit kell egy fonónak tekinteni. E kérdés Jelentősébe nyilvánvaló; az alapieltárak Jelenlegi tagolása 4954. évi ismereteink színvonalán álL s az iratanyag leltározási egységekre ( « alaplellárlapokra*) tagolásánál még nem a modern fondszemlélet hanem sok esetben még egyszerűen csak az elhelyezési rend vagy a hagyományos sokszor csupán praktikus alapú tagolás volt az irányadó. Ennek revíziója nélkül pedig minden további az anyagot egészében leirni akaró munka szükségképpen kerül Ingatag talajra Ezért az 4957 decemberében megtárgyalásra került tervezel Így tehát a teljes alaplel tár*revizió 6 munkafázisa helyett csupán az első munkafázis; az Állami Levéltári Fond teljes anyagának 'akkor még levéltáraknak nevezett) fondokra s bizonyos esetekben azokon belül további összetevőkre való bontását tűz le ki feladatául. Rgy^egy levéltárról» (fondról) a tervezet szerint a következő adatokat kellett volna közölni 4 Az Iratanyag címe. 2 - év köre 3 . amennyiben a tételen belül további tagolódás nyomai ismerhetők fel. ezeknek az alcsoportoknak rövid megnevezése a) b) c) alatt. 4 utalás arra, hogy a tételbe foglalt iratanyagnak vannak^ segédletei és azok milyen Jelle* güek 5 a tételben foglalt iratanyag folyóméterben kifejezett mennyisége. (A 4. pontba foglalt adatokat a Jegyzék a rendezettség előfordulható fötipusainak megfelelő különleges Jetekkel Jelezte volna? A tervezetnek a helyes alapelképzelés keretein belül * mint arra az értekezlet rámutatott * megvoltak a maga hibái is. Így elsősorban a terminológiában fond és levéltár fogalom ^ ’e&ezetlen használata) és még mindig túlságosan bonyolult szerkezetében. (Az anyagot bizonyos esetben négy szinten bontották volna levéltár, fond, állag, sorozat szintién.) A tervezet alap elképzelésév el azonban az értekezlet egyetértett A levéltárak módszertani kollégiumának a Jegyzékelés végleges munkautasilásának kidolgozására kiküldött bizottsága 4958 lebruár második felében tárgyalta meg a decemberi értekezleten elhangzottak alapján módosított uj munkautasitás tervezetét A többnapos megbeszélés eredményeként született meg a következőkben közlésbe kerülő utasítás és 2 haszná* Katát megkönnyítő útmutató. Ez az utasítás az előző tervezethez képest még Jobban egyszerűsítette a feladatot (az anyagot csak fond- és állagszínlen veszi számba a rendezettségre vonatkozó utalásokat elhagyja) s minden felhasználható időt a főcélra - a levéltárak lordjainak pontos szétválása fására fordít 407
