Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Az állami levéltárak fondjaira vonatkozó adatok összesítő jegyzékének összeállítása. Alapleltárak alapján készített fondcédulák kiegészítése. • 1955.01.12 [86436-3-1/1955 LOK]
növedéki napló adatainál a munka általában - ha valamilyen formájú alapiéitól? még nem készült volna - a pontosan vezetett növedéki napló alapján is elvégezhető, aft/ Az I, /a pont rendelkezéseit az ilyen anyagról felveendő cédulák készítésűkor is szem előtt kell tartani# h;/ Az ilyen f ondókról készült cédulák alap leltári tételszámaként azt a számot feli megadni, amely számot a fondról már elkészült, de a LOK-hoz a cédulák gépelésekor még fel nem küldött, illetve majd elkészülő alaple Itárlap kapott ill, fog kapni. Jelzéséül azonban annak, hogy itt a helyszínen készült céduláról van szó, ezt a számot piros ceruzával be kell karikázni, c,/ Előfordulhat - főleg újabb begyűjtés es.-tén, - hogy az anyag, vagy annak egy része még nincs megfelelően fondokra bontva, illetve- egyesem ár létrehozott fondokon belül még lehetséges, hogy a tovább bontás során további fondok is találtatnak. Az ilyen még nem teljesen szétbontott fondról készült cédulán egyrészt a fond tartalmának megállapítására alkalmas gyűjtőcímet feli megadni, s azt piros ceruzával - átmeneti jellegének jelzéseként - aláhúzni, másrészt a lap alján jelezni kell, hogy feltehetőleg még milyen további fondok kerülhetnek ki belőle, 3a/ Mindezen munkákat elvégezvén, az 1954 december 31-i állapothoz képest kijavított, kiegészített vagy vált ozatlanul helycsnc- k elism rt, a fondjegyzék készítéséhez alkalmasnak talál cédulákat a levéltár kis négyszögü bélyegzőjével le feli bélyegezni. Ez azt mutatja, hogy Levéltárvezető Kertárs ismeretének jelenlegi fokán a cédulák kérdőpontjaira adott válaszok helyességéért a fele« lősséget vállalja# III0 Az egyes cédulákból két teljes és megfelelően rendezett sorozatot legkésőbb 1955» március 1-ig a LOK-hoz fel kell terjeszteni. Ezek a példányok fognak a fondjegyzék munkájának alapjaiként szolgálni, A harmadik példány a levéltárnál marad, mint az alapleltár segédlete. Ezt a munkálatot a leltározásra felvett időkeretben kell elszámolni. Budapest, 1955* január 12,-V kiadmány hiteléül: . < /.,-■< / .. - c;______ /Romhány i Emil/ Borsa Iván sk, a LÓK vezetője. 59
