Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Az állami levéltárak fondjaira vonatkozó adatok összesítő jegyzékének összeállítása. Alapleltárak alapján készített fondcédulák kiegészítése. • 1955.01.12 [86436-3-1/1955 LOK]
- 2 -1«/ Minden cédulát össze teli hasonlítani az alapleltéi* leguj'bb; akár csak még kéziratban is lévő formájával, s az említett adatokat ahhoé képest teli kiegészíteni«, Mivel a cédulák kérdőpontjai több adatot nem tartalmaznak a rendőrön készült és tovább fejlesztett alapleltárnál a munka ezek alapján elvégezhető, aa/ Ennek során különös figyelemmel kell lenni a fond cimének pontos megadására« Lehetőleg minden ese tben a megállapitható ë gy- Föru cinét kell megadni« ... ... Amennyiben ez nem fedi a fond tartalmának mai értelemben vett fogalmát utóbbit zárójelben, az eredeti cím után teli tenni. Ha eredeti címet nem tudunk megállapítani és magunk adunk címet a fondnak. úgy ezt az egyedüli címet is tegyük zárójelbe, hogy azonnal látható legyen: nem eredeti címről van szó. Különös figyelemmel kell lenni /ahol ez a címből másképpen nem derül ki/ az egyes fondképző szervek fokozatát meghatározó kifejezéseknek a címben való közlésére /községi, járási, megyei, kerületi stb,/ b«/ Amennyiben az alapleltár egészének esetleges uj csoportosítása folytán a fond leltárlap jának tétéIszáma megváltozott volna a cédulán is ezt az uj tételszámot ke 11Yoltunt:tni, s a régit zárójelbe tenni, e,?/ Amennyiben esetleges uj rendezés követ te zté ben több - régebben külön leltárlapra felvett - fond össze vonód ott, vagy esetleg régen egy leltárlapra felvett fond több kisebb fondra szétválasz tatott volna, úgy az így létrejött uj fondról /fondókról/ a megküldött céduláknak megfelelő formájú és rendszerű, uj cédulákat kell ugyancsak 5 példányban készíteni. Az uj cédulákhoz /ha, több fond összevonásáról van szó/ gemkapoccsal csatolni kell a régi cédulákat - ha çedig egy fond többfelé osztódásáról van szó, úgy az uj cédulák egeikéhez kell csatolni a régi cédulát, a többi uj cédulán pedig alul ’’régi lapszám: jelzéssel, kell utalni a régi alapleltari tété Is zámra, d«/ A munkálat során kizárólag annak kedvéért az alapleItáranyag jelenlegi rendjét megbolygatni, az anyagot újracsoportosítani nem szabad. Csupán kisebb átcsoportosítások, összevonások stb, végezhetők el, ezek is csak annyiban, amennyiben elü'^edhetetlenül szükséges és már eddig is elvágott változtatásokról van szó, az esetleges kisebb javításokat az eredeti cédulán ke 11 elvégezni, lia azonban az egész cédulának vagy annak nagyobb részének újrafogalmazásáról van szó uj cédulát kell készíteni. Az uj céduláknak ugyancsak tartalmazniok kell a cédulák mind a hat adatát te kinte t nélkül arra, hogy azok közül egyik vagy másik es-tleg változatlan marad«, Az így érvénytelenné vált régi cédulát az uj cédulához min— . den esetben gemkapoccsal, csatolni kell« 2>/ Az 1954« december 31-ig beérkezett olyan fondokról ill, fondreszekről, melyeknek a cédulaanyag készítésekor a LOK-nál alapleltár lapjuk még nem volt, s így cédulájuk sem készült, a megküldött céduláknak megfelelő formájú cédulákat teli készíteni. Mivel a cédulák teidőpontjai nem tartalmaznak több adatot a rendesen vezetett 58
