Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Javaslat a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek módosítására. (1985.10.01-1985.10.02-i hajdúszoboszlói igazgatói értekezlet 3. napirendi pont) • 1985.09.10 [68485/1985 XVIII. LO]
12 menően - a vonatkozó előírások szerint külön nyilvántartás is készítendő. A kizárólag saját anyagról készült reprodukciók, másolatok, valamint feltáró cédulák, fordítások, kiadványok kéziratai, előadások szövegei stb. - megfelelő válogatás és selejtezés után - a levéltár adattárába helyezhetők el, amelynek felállítása, a kezelési és kutatási szabályok megállapítása az intézmény vezetőjének feladata. Az 1978-as utasítással szemben az ada t tárba és nem a levéltár fondjai közé soroljuk a falu- és városkrónikákat, az oktatási, közművelődési célokat szolgáló ira tmásolatokat , fotókat, tematikus összeállításokat stb. is. VIII. Bár a XXIX., X.XX. főcsoportnál különösebb változást nem tervezünk, ki kell térnünk a termelőszövetkezeti iratok nyilvántartására. A nagyszámú szövetkezet iratanyaga hiányosan maradt fenn, és olykor csekély volta miatt sem tekinthető fondképzőnek. A levéltárak jórészében azt a gyakorlatot követik, hogy községenként rendezve a szövetkezetek iratait, gyűj t emény-j ell egü fondokat hoznak létre. Az így csoportosított szövetkezetek közé a helyi Tsz-ek és székhelyük alapján a több községre kiterjedő közös gazdaságok is besorolhatók. E megoldással szemben levéltárelméleti szempontból felvethető, hogy élő fondképzők iratait is tartalmazza, a gyakorlat oldaláról pedig az kifogásolható, hogy a regionális Tsz-ek jogelődjeinek iratai - amelyek néha a jogutód irattárától el sem választhatók - igen távolra kerülnek. Létrehozhatók e gyűjtemény-jellegü fondok az. 1959 után alakult regionális Tsz-ek szerinti csoportosításban is, de működő sző vet kezet iratait ezek állaga k ént nem lehet feltüntetni. Azokban a megyékben; ahol a regionális Tsz-ek kialakulása többszörös átszervezéssel ment végbe, e séma magasabb szinten történő alkalmazása javasolható.. Eszerint a fondjegyzék készítésekor működő regionális szöv©4kezetek és jogelődeik iratait magasabb refidü egységedbe - -levéltárakba - hozzuk össze, ahol az alá- és fölérendeltség is kifejeződhet. E levéltáron belül a jogelődök iratai gyüjtemény-jellegü fondokká probléma nélkül összevonhatók,. A. f-ond j egyzékben nem okoz e-
