Segédletkészítés, adatbázis-építés
Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Javaslat a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek módosítására. (1985.10.01-1985.10.02-i hajdúszoboszlói igazgatói értekezlet 3. napirendi pont) • 1985.09.10 [68485/1985 XVIII. LO]
13 gyenetlenséget, ha a körülményeknek megfelelően a nagyobb Tsz-ek levéltárai mellett hasonló szisztéma szerint kialakított gyűjteményes fondok is vannak, sőt e regionális levéltárakban a megszűnt Tsz-ek irataiból községenként is lehet fondokat képezni. A termelőszövetkezetek melléküzemágainak iratait az őket fenntartó szövetkezetek fondjába állagként célszerű besorolni, vagy su ly uknakv.meg f e le lően - regionális Tsz levéltárának f o n d - j ai is lehetnek. Ha azonban egy vagy több szövetkezet önálló vállalatot létesit, amely saját vezetőséggel, önálló mérlegkészitési kötelezettséggel, expor tkapcsola.tokká 1 stb. rendelkezik, ennek fondja a XXIX. válla lati főcsoportba kerül, IX. , ■ . A gyakorlati végrehajtással kapcsolatban alapelvünk, hogy az eddig kialakított rend szer t u tólag nem v á11 oz t a tj uk meg. A községek kivételével a korábban kiadott számkereteket nem módosítjuk, a példatárban azonban, ahol lehetőség van, szeretnénk azokat legalább alcsoportokig lebontani, /pl. XXIV. /főcsoport/, 201-400. /f ondcsoport/ : Földművelésügyi igazgatás; 281-300. /alcsoport/: erdészeti igazgatás./ Az utasítás bevezetésekor az egyes levéltárakban a fondok eddigi számát nem szükséges megváltoztatni. Ha azonban olyan irategyüttesnek adtak fondszámot, amely több fondképző iratait foglalja magában, ezt már az alapszintű rendezéshez részeire kell bontani. Az igy kibontott egységek közül az egyik a régi fondszámot kapja, az újak pedig - az 1962-es utasítás előírásainak megfelelően - a következő üres számúkat az adott számkereten belül. Ha a fondjegyzékben a logikai rendet meg akarjuk teremteni, akkor a fondokat saját számukkal, de a szervezeti felépítésnek megfelélő rendben helyezzük el. Ezt a gyakorlatot követték például az Országos Levéltár "K" szekciójában, ahol a különféle időpontokban átvett iratokból az egyes minisztériumok levéltárait alakították Ifi anélkül, hogy a szekciók számát módosítani kellet-t volna. A másik megoldás az, hogy a fondok a kiadásra kerülő jegyzékben a logikai rendnek megfelelő uj számokat kapnak, és zárójelben megadjuk azok e-re'deti nyilvántartási/számait is.
