Segédletkészítés, adatbázis-építés

Alapszintű - Fond- és állagjegyzék - Javaslat a fondjegyzék-szerkesztési alapelvek módosítására. (1985.10.01-1985.10.02-i hajdúszoboszlói igazgatói értekezlet 3. napirendi pont) • 1985.09.10 [68485/1985 XVIII. LO]

11 tura-jellegü fondoktól eltérő irategyüttesek, végül jelenleg a gyűjtemények közé sorolandók a nem hagyományos iratféleségek: a mikrofilmek, hangszalagok, fotók stb. is.

E szervetlen gyűjteményeket meg kell különböztetni a gyűjtemény-jellegű fondoktól, amelyek létesítésére a Levéltárak Ügyviteli Szabályzata 72. és 77. §-a ad lehetőséget. Közös alcsoportba tartozó, azonos szintű fondképzőktő 1 származó 1- rategyüttesek cfy-üjteményes fondokba vonhatók össze, ahol egy-egy szerv anyagából állagok lesznek. Mint a regisztraturajellegü fondok állagra bontásánál, itt is üg-yelni kell arra, hogy az állagok évköre és össz-terjedelme megfeleljen a fond adatainak, sőt arra is, hogy a gyűjtemény-jellegü fond óimét pontosan és átfogóan adjuk meg. E fondok nem a gyűjtemények Főcsoportjaiban, hanem az eredeti alcsoportban, általában annak utolsó fonójaként helyezendők el. Működő szerv iratait nem lehet gyűjtemény-jellegü fondba besorolni.

A gyűjtemények főcsoportjairól készült példatárak közreadásával nem uj, szervetlen fondok kialakítását kívánjuk elősegíteni, hanem az 1962-es útmutató, az 1978-as módosítás és az 1977 decemberében, a Levéltári Osztály által kiadott 27.263/1977. számú utasítás vonatkozó rendelkezéseinek összefoglalásával az eddig kialakított együttesek helyét határozzuk meg.

A gyűjtemények iratanyaga - javaslatunk szerint -- továbbra is felszabadulás előtti /XV./

és

felszabadulás utáni /

XXXII./ főcsoportokra oszlik. A 'XV.

főcsoportba

tartoznak a térképek, tervek, 1945 előtti fotók, más közgyűjteményekben készült másolatok, cimerek, pecsétek, nyomtatványok, felszabadulás előtti Feldolgozások, adatgyűjtések, valamint olyan egyé b-i

rategyü

11

e

sek, amelyek nem sorolhatók be a levéltár fondjaiba. A

XXXII.

főcsoportot - fentiek 1945 után keletkezett gyűjteményein kívül - mikrofilmek, hangszalagok stb. egészítik ki. Minden reprodukció esetében a másolat készítésének ideje az irányadó, nem pedig az a korszak, amikor az eredet-i 'keletkezett. Az állománykiegészitő xeroxokat, mikrofilmeket abban a fonóban kell nyilvántartani, ahová eredetileg ta-rtoznai<, vagy legalább, utalni a kiegészítésre. Külön fel kell tüntetni azonban a fondjegyzékben a biztonsági mikrofilmeket, amelyekről - ezen túl-