Segédletkészítés, adatbázis-építés
Általános - A levéltári segédletkészítés kérdései. Konferencia. Benne: irányelvek az útmutató elkészítéséhez; szempontok a fondjegyzék-szerkesztéshez. • 1960. [LH 1960/2. 3-39. p.]
a ebb tárgyi egységek lottószámainak feltüntetését is helyesnek tartaná. Van, aki a raktári jegyzékek bekö ítéléséi tartaná Jónak, még a le nem zárt anyagról készültekét is. Egyik Javaslattevő szerint a beszállításra érett, de helyhiány miatt be nem szállított iratokról is el kellene készíteni. Többen szólnak a mélyszinti! segédletek. Iratjegyzékek. darablajstromok fontosságáról is, a megőrzés szempontjából. Egyik hozzászóló szerint a raktári Jegyzékei helyeikén! iratjegyzékké kellene bővíteni Van, aki azt állítja, hogy csak az egyedi darabokhoz készült segédletek kielégítőéit: a darablajstrom, regeszta, darabjegyzék. Jóképp, ha az feltünteti az irat épségére, terjedelmére vonatkozó adatokat is. Többen hangsúlyozzák, hogy teljesen kielégítő megoldás csak az volna, ha minden csomó le volna loliálva. Ez rendezéssel kapcsolatos leszámolási kérdés, a jelenlegi viszonyok mellett csak néhány kivételes megőrzést igényló iralcsoportnál lehetne végrehajtani. Végül van, aki rámutat arra, hogy az egykorú ügyvjfoií segédkönyvek, az iktató és mutatókönyvek Jól használhatók a biztonságos megőrzés szempontjából II- A második kérdés így hangzott. Mi a véleménye a levéltárakban eddig készült készülő és publikált segédletekről a kutatás elősegítése, a dokumentáció szempontjából? A vélemények ebben a tekintetben is megoszlanak. Vannak, akik eddigi segédleteinket Jóknak, használhatóknak, meglel elő eknek, a publikáltakat mintaszerűeknek tartják, Mások szerint kiadott és kiadatlan segédleteink mai formái nem tudják a kutatás érdekeit kielégíteni Egyik hozzászóló szerint az eddigi segédletek a kutatás és dokumentáció célját még kevésbé közelítik meg, mint a megőrzését Még a gyakorlott kutatót sem nagyon segítik munkájában, csak egyes esetekben könnyítik m eg a kutatást, mig az esetek többségében különösen a kezdő kutatók tanácstalanul állnak a tekintetben, hol találhatnának témájukhoz legtöbb iratanyagot. Másik vélemény szerint olyan levéltár, amely csak fondjegyzékke] és alapleltárral rendelkezik (legtöbb területi levéltárunk ilyen) a kutatók útbaigazítását csak a levéltári dolgozók anyagismeretének igénybevételével tudja ellátni. Van, aki a hivataltörténeti és hivatalszervezeti problémák ismertetésének hiányát hozza fel A kutatók az eddig kiadott segédletek alapján nem tudnak tájékozódni a hivatali funkciók lényegéről (kivétel ez alól az 1848/494 minisztérium levéltára) A hozzászóló véleménye szerint az eddig alkalmazott segédletformák merev szétválasztása gátolta a levéltári nyilvántartások egybefonódását s ez okozta, hogy a kutató segédleteink közül legfeljebb a repertóriumot tudja használni, igényeit ez elégíti ki némileg. Más éppen azt kifogásolja, hogy eddigi segédleteink inkább csak hivataltörténet! adatokat tartalmaznak. tematikai utalásokat viszont csak kis mértékben, A kutató e vélemény szerint tisztában van a hivataltörtóneti adatokkal, a segédletből inkább azt akarja megtudni, hogy az egyes levéltárakban milyen tematikai adatokat fog találni Egyik hozzászóló ( kissé homályos módon) azt állítja, hogy eddig közreadott segédleteink a dokumentációt Jól. a kutatást ellenben különböző mértékben szolgálják, színvonaluktól függően. Másik hozzászóló viszont úgy vóIU hogy segédleteink inkább a kutatást segítik, mint a dokumentációt Végül az egyik hozzászóló általánosságban annyit mond, hogy a publikált segédletek kevesebbet nyújtanak, mint ami tőlük elvárható. E kérdésre egy vidéki kutató részéről is érkezeti válasz. Szerinte az eddigi segédletek csak általános tájékoztatást adnak, inkább az iratok külső jellegzetességéről de nem ismertetik azt a tényl hogy milyen adatok találhatók valamely szerv levéltárában, pl azt/milyen ügyekkel fogUíko zott a főispán 4914 előtt, s hogyan módosult feladata később. A kutató tehát a közigazgatástörténeti irodalmat hiányolja. Ami már most konkréten az egyes segédletfajtákat illeti, a fondjegyzék ellen nem me- Fűlt fel észrevétel A hozzászólók elismerik, hogy igen nagy szükségletet elégít kl s elkészülte lehetőséget nyújt egy témának több levéltárban történő áttekintésére. Van, aki azt kívánja, hogy a fondjegyzék és fondkartoték rendszeres vezetése kőtelezővé tétessék. Az alapleltárak megítélése a tájékoztatást illetően is eltérő. Van, aki szerint az alapiéitár szolgálja legjobban a kutatást más úgy véli hogy a kutatás igényeinek kielégítésére elegendőnek bizonyult ismét más azon a véleményen van, hogy kevés a jó alapleltár, de azok használhatók. Egyik vélemény szerint különösen azok a használhatók, amelyek nem ragaszlt adtak szigorúan az előírásokhoz és tárgyrovatuk bővebb» részletesebb. Ezek a kutatókat is kielégítik, mások viszont a 20
