Segédletkészítés, adatbázis-építés
Általános - A levéltári segédletkészítés kérdései. Konferencia. Benne: irányelvek az útmutató elkészítéséhez; szempontok a fondjegyzék-szerkesztéshez. • 1960. [LH 1960/2. 3-39. p.]
Lengyel Alfréd 3 A kívánalmak az összes területi levéltárat érintik. Legsürgősebb feladat volna - az egy séges alapelvek rögzítése után?hogy a fondjegyzékek végleges Összeállítása« majd sokszorosítás uüán való publikálása mielőbb megtörténjék. A levéltári útmutatók készítését véleményem szerint csak a távolabbi perspektívák feladat körébe lehetne beleilleszteni A vidéken is észlelhető, fokozódó igények kielégítése s a dokumentáció elősegítése érdekében azonban indokolt volna, ha már a közeljövő munkatér vei ben helyet nyerne egy olyan átfogó Jellegű segédlet fajta összeállítása, mely a fondjegyzékre támaszkodva állagszinten készülne el, többet nyújtana részben a levéltári kalauznál,, de kevesebb kérdésre adna választ mini a levéltári útmutató. Esetleg {levéltári tájékoztató » nak lehetne elnevezni s adatai a következők vol nának 4, a fond elme., 2- a tond kora, évköre^ 3, a fond rövid tárgymeghatározása- 4. a fond ter Jedelme,. mennyisége (iratfolyóméterekben), 5, a fond tagolódása (állagokra), ahol arra szükség mu t átkozik. 6. a fond rendezettség! állapota. 7 a Tond selejtezettsége, 8« a fond segédletekkel való ^lá tottsága, 9 a fond levéltári rendszerére vonatkozó rövid utalás, 10 a fondban történő kutatás módja,, illetve lehetősége., A bevezető egészen rövidre fogott levéltártörténetet is közölhetne,, Ez a. levéltári tájékoztató tulajdonképpen mindkét célt (őrzési és tájékoztatási) szolgálná és té teleit a rendelkezésre álló adatok, segédletek alapján - még egyes levéltárak gyengébb személyi el látoltsága mellett is - aránylag könnyen és ütemesen fel lehetne dolgozni, 4. Ember Győző tanulmánya igen alapos és kimerítő tájékoztatást nyújt a segédletkészítés el méleti és gyakorlati kérdéseiröL valamint a levéltárakban használatos különböző segédletek fajairól. Megállapításaival általában egyet értek a segédletkészítés sorrendjére vonatkozók kivételével Ezek ugyanis - nézetem szerint - eszmei állapotot tételeznek fel túlságosan teoretikusak, nem veszik n gyelembe a tényleges adottságokat. Még ha elsőnek vesszük is a fondjegyzéket annak összeállítása után az alapleltárak, majd csomójegyzékeku ifiéivé repertóriumok ( konspektusok) elkészítését sürgő sebb és fontosabb feladatnak tartom« mint pL egy levéltári kalauznak a feldolgozását. A tájékoztatási egy olyan segédletrajta szolgálhatná a leghamarabb, mely ól fentebb említést tettem. Ez a segédlet szűkebb keretek közt a fond tárgyának és levéltári rendszerének pt csak rövid megjelölésével, kevesebb munka árán lényegében ugyanazt adná, mint a levéltári útmutató. Elnevezését tehát meg sem kellene változtatni. Az egyes fondok közzétettségére és irodalmára vonatkozó utalások követel ményél még a levéltári Útmutató esetében is feleslegesnek és nehezen megoldhatónak vélemfl M a k s a y Ferenc; 4. tközepes szintem a konspektusokkal és a csomójeg y^ékekkel való kísérletezés után sike rült a repertóriumokban a legalkalmasabb segédkönyvformát megtalálni. Ahol ezek elkészültek, ott a biztonságos őrzés céljából több ilyen tipusu segédletre nincs is szükség, 2h A tájékoztatás szempontjából megfelelőnek tartom az elkészült ismer te tői ellárak nagy ré szét; ha javítani akarnánk a színvonalukon., akkor nem a terjedelmüket kellene növelni (sok eset ben inkább elhagyhatók volnának egyes fölösleges részletek s összevonás is elképzelhető lenne); Megállapításaikat kellene inkább biztonságosabbá tenni s a készítőknek alaposabb kutatásra fdől en g ed ni, A repertórium ok saját műfajukban Jól kielégítik a tájékoztatás szükségleteit iso Ami az ^alacsony szintű» és analitikus levéltári segédeszközöket illeti, közülük azokat tar tóm a legmegfelelőbbeknek., amelyek kimerítően, s mindem bármilyen szempontból is fontossá vál ható adat feldolgozásával készültek Nem helyeslem pl, a rövid regesztát ha az csupán az iratban foglalt Jogi aktust ismerteti vagy a térképkatalógusL amelyik csupán az ábrázolt ^területet s a tér kép jeflegét címét közli Aki ugyanis az iratot egyszer regesztakészités céljából kezébe vette, az kis fáradságtöbblettel már teUesértékü segédletet is készíthet róla, 44
