Selejtezés

XXIII. Tanácsok - Ajánlás a tanácsi iratok selejtezési mintajegyzékeiről. Útmutató. • 2005.01.24 [ad 374/2004 OL. sz.]

4. Használati útmutató jegyzékenként 4.1. Selejtezési mintajegyzék az 1957-1973 között keletkezett tanácsi iratokhoz 4.1.1. A mintajegyzék az 1/1960. KE. számú utasításban közzétett selejtezési ügykörjegyzék alapján készült. Ez az első utasítás a tanácsok történetében, amely a selejtezhetőség meghatározását is tartalmazta. 4.1.2. 1956 végén a tanácsoknál bevezették a sorszámos és alszámos iktatást, így az 1957 után keletkezett iratok meghatározásához nem volt más lehetőség, mint az 1960-as utasítást alkalmazni. Ez rendhagyó eljárás, mert az irattári tervek visszamenő hatályát szakmailag nem tartjuk elfogadhatónak. 4.1.3. Az egykorú 1960-as rendelet általános és különös részre osztva tárgyalta - az egyes részeket ábécérendbe szedve - a tanácsoknál előforduló ügykörök iratainak értékelését, és határozta meg a selejtezési idejüket. Első kezdeményezés lévén sok hibája mellett a legfontosabb meghatározója az, hogy az iratanyag nagy tömegét minősítette nem-selejtezhetőnek. 4.1.4. A mintajegyzék készítésekor elsődleges feladat a nem-selejtezhető iratok körének csökkentése volt, az iratértékelések felülvizsgálatával. A selejtezési idők alkalmazását szükségtelennek minősítettük, mivel a keletkezési időtől számítva, már csak a 75 év után selejtezhető anyag nevesítése volt szükséges. 4.1.5. A jegyzék jelenlegi formájában ügyiratszintü selejtezéshez használható. A selejtezési munka során különös figyelmet kell fordítani a felügyelő tanácsi szintek iratainak hiányaira, mivel ez meghatározza az alsóbb szinteken a tükröződő iratok selejtezését. 4.2. Selejtezési mintajegyzék az 1974-1984 között keletkezett tanácsi iratokhoz 4.2.1. A mintajegyzék a tanácsok irattári tervéről kiadott 8/1973 MT TH számú utasítás alapján készült. Az egykorú utasítás mindenben megfelel az irattári terv fogalmának. Egyetlen sajátosságát kell figyelembe venni: nem különböztette meg az egyes tanácsi szinteket, így a selejtezési kódjel valamennyi szinten azonos volt. 4.2.2. A selejtezési munkához alkalmas mintajegyzék készítésével két feladatot kellett megoldani. Egyrészt újra kellett értékelni levéltári szempontok előtérbe helyezésével a tételek őrzési idejét, másrészt valamennyi tanácsi szintre el kellett végezni a selejtezhetőségi vizsgálatot. 4.2.3. Az irattári terv egykorú szerkezetének megtartását indokolta, hogy az irattárakban és a levéltárakban jelenleg is ebben a rendszerben tárolják az iratokat. A szerkezet kibővítése a selejtezési munka megkönnyítését szolgálja. Az egykorú irattári terv a tanácsi szintek megkülönböztetésével, valamint az alaputasítás és a selejtezési javaslat kódjelének egymás mellé helyezésével bővült. 4.2.4. A mintajegyzék alapján tételszintü selejtezés végezhető. Az irattári jel hibás alkalmazásából adódó problémák megoldására a selejtezés megkezdésekor célszerű az irattári tétel tényleges tárgyáról az iktatókönyv és az iratanyag szúrópróbaszerű ellenőrzésével meggyőződni. 4.2.5. Az egykorú irattári tervbe a 20-as tételszám alatt vegyes, ritkán előforduló iratokat soroltak be. A próbaselejtezések alapján tételbe sorolt iratokat ügyiratszinten szükséges átvizsgálni.