Selejtezés

XXIII. Tanácsok - Ajánlás a tanácsi iratok selejtezési mintajegyzékeiről. Útmutató. • 2005.01.24 [ad 374/2004 OL. sz.]

4.3. Selejtezési mintajegyzék az 1985-1990 között keletkezett tanácsi iratokhoz 4.3.1. A mintajegyzék alapja a tanácsok irattári tervéről szóló 2/1984 MT TH számú utasítás. Az egykorú utasítás - az előző irattári terv továbbfejlesztéseként megkülönböztette az egyes tanácsi szinteket, és a szinteken a selejtezhetőséget a tükröződés figyelembe vételével állapította meg. 4.3.2. A mintajegyzék készítésekor két feladatot kellett elvégezni: egyrészt újraértékelni a tételek őrzési idejét, másrészt valamennyi tanácsi szintre külön selejtezhetőségi vizsgálatot végezni. 4.3.3. A mintajegyzék szerkezete megfelel az egykori utasításnak, azzal a módosítással, hogy valamennyi tanácsi szintnél jeleztük az alaputasítás selejtezési kódjelét is a javaslat mellett. 4.3.4. A jegyzék alapján tételszintü selejtezés végezhető. Az irattári jelek hibás alkalmazásából és a 20. számú tétel használatából adódó iratértékelési problémák megoldására az 1974-1984 évek között keletkezett iratok mintajegyzékénél leírt eljárást javasoljuk. 4.4. Selejtezési mintajegyzék az 1950-1990 között keletkezett tanácsi építési iratokhoz 4.4.1. A próbaselejtezések alapján nyilvánvalóvá vált, hogy az irattári tervek mintájára, az építési iratok egyetlen tételben történő besorolása, selejtezhetőségének meghatározása nem szolgálja a történeti érték védelmét. Az épített környezetünket tükröző iratok történeti értéket képviselnek, ugyanakkor az építési ügyekben keletkezett teljes hatósági iratanyag „nem selejtezhető" minősítése nem szolgálja a célt, fölösleges iratfolyóméterek megőrzését hárítja az irattárakra és majdan a levéltárakra. 4.4.2. A kettősség feloldása ügyiratszintü selejtezéshez használható mintajegyzék készítésével történt. A jegyzékben szerepel valamennyi ügytípus, amellyel az építésügyi hatóságnál foglalkoztak. Az iratértékelés szempontja az ügytípus társadalmi, helyismereti értéke. Az ügytípus értékelése mellett megkülönböztető értékelést kapott a tervanyaggal is ellátott ügyirat. Az elvégzett próbaselejtezések alapján mintavételi javaslat is készült az épített környezet teljes leképezése érdekében. 4.4.3. Az ún. típustervek nyomtatásban is megjelentek, könyvtárakban hozzáférhetők, így a típusterv alapján készült engedélyezési ügyiratok selejtezhető minősítést kaptak. 4.4.4. Az 1970-es évek közepén rendelet kötelezte a városokat a teljes naprakész műszaki nyilvántartás összeállítására és külön kezelésére, beleértve az épületállomány tervanyagát is. A rendelkezés végrehajtása nem történt meg következetesen, olyannyira, hogy a rendeletet 1997-ben ismét kiadták.(241/1997. (XII. 19.) Korm.rend.) Az építési iratok selejtezésének megkezdése előtt célszerű a városi önkormányzatok kezelésében lévő műszaki nyilvántartás meglétéről, az ott őrzött iratanyagról információt beszerezni. Olyan esetekben, ha a levéltáros meggyőződött a gyűjtés teljességéről, a tanácsi illetve önkormányzati iratok 15 év utáni selejtezése - a hatósági munkát dokumentáló mintavételt követően indokolt.