Selejtezés

Általános - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata. • 1999. [LSZ 1999/3. 13-28. p.]

nálatos, hogy az általam összeállított mintajegyzéket az önkormányzati levéltárakban dolgozó kollégáimmal idő és lehetőség hiányában nem tudtam megvitatni, s így csak a saját osztályom munkájának könnyítését szolgálja. Miután a privatizált gazdasági szervek irattárában még nagy mennyiségben van szocialista kori gazdasági iratanyag, a mintajegyzék kérdését érdemes lenne napirendre tűzni. Jogszolgáltatási szervek Kollégáim olvashatták a Zala megyeiek eredményeit a Levéltári Szemlében. A polgári peres iratok - nevezetesen az 1972 után keletkezettek - selejtezési mintajegyzékének öszszeállítása jelenleg is folyik budapesti és Csongrád megyei levéltárosok részvételével. Információim szerint a próbaselejtezéseket végzik, különböző helyszíneken, reméljük az eredményekről tájékoztatnak. Tanácsok A meglehetősen bonyolult tanácsi iratanyag selejtezési mintajegyzékeinek összeállítására a BFL, Heves és Nógrád megye közreműködésével vállalkozott. Mi is mintajegyzékeket készítünk, többet: a tanácsi igazgatás és a tanácsi iratkezelés különböző korszakaira külön-külön. A mintajegyzékeink az irattári tervek mintájára készülnek, a különböző tanácsi szintű iratértékelések megkülönböztetésével. A jegyzékek készítését számítógép támogatja, így a használatot könnyítő keresztmutatózások is elkészülnek. Kollégám, Szaniszló Ferenc majd bővebben beszámol a munkamódszerünkről. Amennyiben a kollégákat a határidő is érdekli, az év végére kész az 1950-1956, és az 1957-1971 közötti iratok két jegyzékének kéziratos változata. Kérem a kedves kollégákat, amennyiben valahol hasonló munkán, vagy selejtezési terv elkészítésén dolgoznak, néhány mondatban tájékoztassanak bennünket a hozzászólások idején. A selejtezési mintajegyzékek formai megjelenítéséhez fűznék még egy gondolatot. A mintajegyzékek készítésének utolsó fázisa a nyilvánosságra hozatal, ami előfeltétele a használatba vételnek. A nyilvánosságra hozatal alatt természetesen a szakmai nyilvánosságot értem; ez szakmai ajánlás, amit a levéltáros az adott iratanyag legjobb ismerőjeként testre szabhat. A nyilvánosságra kerülő végső forma kialakításánál nagy segítségünkre lehet a számítógép, a megfelelő megoldások megkeresésében gondolom számíthatunk az egyesület informatikai szekciójára. A megjelenő mintajegyzék egy fontos szakmai kellékéről szeretnék még beszélni, az ügykörjegyzékek használatát magyarázó bevezetőről. Takács Edit kolléganőm és munkabizottsági társam úgy fogalmazta meg a problémát, hogy mi lesz, ha szakmai és élettapasztalattal nem rendelkező ifjú kollégáink bibliaként alkalmazzák ezeket a jegyzékeket. Kedves Kollégáim akkor bizony baj lesz! Egy selejtezési mintajegyzék nem biblia. Úgy gondolom, hogy a használathoz ezért kell némi magyarázat. A szükséges előtanulmányokról, a „használati utasításról" Zala megyei kollégánk Horváth Zsolt, a bírósági iratok selejtezéséről írt cikkében igen jó példával szolgált. A tanácsi iratok mintajegyzékéhez készülő bevezetőben terveink szerint a selejtezés szempontjából fontos fogalmakról, a tanácsi ügyvitelről, a tanácsi iratok szerkezetéről, típusairól, a hatáskörökről, az egyes intézkedési szintekről és azok egymáshoz való viszonyáról esik majd szó. Mellékletként az ügykörjegyzéket használó kollégák részére készül egy bibliográfia a tanácsi igazgatással, a tanácsok működésével kapcsolatos általános irodalomról, a fontosabb törvényekről, rendeletekről, és főként az iratkezelésre, selejtezésre, rendezésekre vonatkozó cikkekről, munkautasításokról. Én ezt a bevezető formulát ajánlom jó szívvel minden mintajegyzékkel foglalkozó kollégának. 26