Selejtezés

Általános - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata. • 1999. [LSZ 1999/3. 13-28. p.]

V. Az iratértékelés és selejtezés végrehajtása A selejtezési mintajegyzékek készítésének, publikálásának és használatának manapság a szakmában van egy kis szervezési gondja, nevezetes, hogy ki koordinálja a munkát és ki terjeszti az elkészült jegyzékeket. A levéltáros döntéskényszere az irattárak selejtezésének irányításakor az egyik legnehezebb szakmai feladat. Ennek a feladatnak a megoldásához segítséget adunk az irattári tervekkel és levéltári mintajegyzékekkel, de szükséges valamiféle konzultációs lehetőség működtetése is. A szakmai munkával kapcsolatos feladatok a Levéltári Kollégium hatáskörébe tartoznak, amely kollégiumnak vannak a részkérdésekkel foglalkozó munkabizottságai. Az egyik elsőként felállított munkabizottság a minisztériumi minta irattári terveket véleményező bizottság úgy gondolom elvégezte munkáját, Gecsényi elnök úr minősítése szerint is jól, tiszteletteljes kérésem mindezek alapján a Levéltári Kollégiumhoz, hogy a bizottság működésének fenntartásával kapjunk megbízást és lehetőséget a selejtezési elméleti munka összefogására, szervezésére. Elgondolásunk szerint a továbbműködő bizottság elméleti szakmai koordináló szervezet, amelynek van lehetősége az adatgyűjtésre és konzultációra. A telefont és a faxot használva egyeztetjük, összehangoljuk az iratértékelést és a különböző levéltárakban folyó próbaselejtezést, majd közhírré tesszük; a publikálás elől gondolom nem zárkózik el Radics Kálmán főszerkesztő úr. Ezúton is kérem a Kollégium tagjait, hogy fontolják meg a javaslatunkat. A levéltári selejtezések lebonyolításának gyakorlatáról néhány szót. Ez a gyakorlat sajnos mind a mai napig nem könnyíti meg a levéltárak szakmai munkáját, ellenkezőleg nincs mit rajta tagadni - hátráltatja a selejtezési munkát. A nehéz és időigényes engedélyezési procedúra kiiktatását úgy próbáltuk megoldani, hogy a. szakfelügyeleti hálózat kapta a levéltári selejtezések ellenőrzésének feladatát. A saját gyakorlatomból azt a végkövetkeztetést szűrtem le, hogy a helyzet változatlan. Továbbra sem sikerült megoldanunk, hogy a selejtezések mögött lévő iratértékelési munkát szélesebb szakmai véleményezés kísérje, hiszen most a szakfelügyelő az egyszemélyes szakmai véleményező. A selejtezési jegyzőkönyvek átfutási idejét sem sikerült lerövidíteni azzal, hogy tovább növeltük az intézkedési folyamatban résztvevők számát. Erről a helyről szeretnék a munkát irányító föszakfelügyelő úrhoz kéréssel-javaslattal fordulni. A szakfelügyeletnek a selejtezési tervek és jegyzőkönyvek formájára, a kötelezően megjelölendő adatokra és körülményekre nyilván van mintája, én azt kérem, hogy készítsenek adatlapot, ha úgy tetszik formanyomtatványt a levéltáraknak a kötelező adatokról, ezzel meg tudnánk könnyíteni egymás munkáját. A szakfelügyelet részére sem lenne haszontalan egy azonos kérdőpontsoron alapuló adatlap, hiszen ez a selejtezési szakmai munka statisztikai feldolgozásához és értékeléséhez jelentene nagy segítséget. A legfontosabb problémának a jelenlegi selejtezési módszerünkben azt látom, hogy az ügyviteli és levéltári selejtezés nem válik ketté a levéltárak gyakorlatában. Szeretném néhány példával megvilágítani a mondanivalómat. A 15 év után levéltárba kerülő iratanyagnak van és volt is irattári terve, amely az iratértékelés egyfajta szintjét jelenti. Az irattári tervek azonban magukban hordozták a félrekódolás, sőt a tudatos kódolási hibák miatti tömeges nem selejtezhető minősítést. A levéltárban ezt a hibát, tételszintű, vagy ügyiratszintű selejtezéssel korrigálni tudjuk, anélkül, hogy ez újabb történeti szempontú iratértékelési munkát jelentene, s mégis levéltári selejtezést végzünk, amihez tervet, jegyzőkönyvet és hosszadalmas aláírási procedúrát rendelünk, véleményem szerint céltalanul. Ez esetben nem egyedi ügyekről beszélek, a tanácsi anyag beszállítása, a 27