Selejtezés

Általános - Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata. • 1999. [LSZ 1999/3. 13-28. p.]

szült iratjegyzéket vettük figyelembe, melyet szerencsénkre, mint átadó jegyzéket kötelező érvénnyel írt elő már a csődtörvény 1991. évi változata is. A felszámolásra kerülő irattárak egyenkénti értékelésével rövid idő alatt kibontakozott a begyűjtési gyakorlatunk, amit röviden a következőkben lehetne összefoglalni: az ún kiemelt K,A,B kategóriás nagyvállalatok esetében lehetőség szerinti mennyiségben begyújtjuk az iratokat, a tanácsi irányítású vállalatok esetében értékhatár alattinak minősülnek a szolgáltató és kereskedelmi vállalatok, a kiegészítő ipari tevékenységet folytató vállalatok. Az önálló terméket előállító vállalatok esetében lépett előtérbe az irattári anyag ismeretében az egyedi döntés. A helyszíni ellenőrzések alapján az is nyilvánvalóvá vált, hogy az értékhatár fölé került vállalatok esetében meg kell vizsgálnunk a selejtezhetőséget. Ezt a munkát egyrészt az indokolta, hogy a működő vállalatok legtöbbje az elmúlt évek során nem következetesen végezte az ügyviteli selejtezéseket, másrészt a nem selejtezhető irattári tételek száma is igen magas volt. Az 1972 után készült irattári tervekben, nagy számú volt a nem selejtezhető tételek száma, mert úgy gondoltuk van időnk az irattári selejtezéseknél, majd a levéltári beszállítás után az átértékelésre. Amihez az irattárakban nem maradt időnk azt az iratértékelési munkát sürgősen el kellett végeznünk és elkészíteni a felszámolás alá kerülő gazdasági szervek selejtezési mintajegyzékét. A jegyzék összeállításához a külső fonddossziék anyaga állt rendelkezésünkre, az irattári tervek, a felmérések és a selejtezési jegyzőkönyvek. A gazdasági szerveknek 1972-1973-ból való, soha nem aktualizált irattári terve volt, könnyű volt megállapítani, hogy nem sok gonddal készült, legtöbbjük másolata volt a minisztériumi mintának. A selejtezési mintajegyzék készítése, mint a sürgős probléma megoldása más levéltáraknál is előtérbe került, elsőként az Országos Levéltárban. Kollégáim az Országos Levéltárban abból indultak ki, hogy a történeti értékű iratok és ezen belül is a levéltárba átveendő iratok körét határozták meg. A felszámolók kamarájának segítségével meg is jelent a jegyzék - köszönjük a kollégáknak sokat segített - ezt nevezik ma a vele dolgozók az OL szűkített jegyzékének. A szűkítettségéhez csak két önkormányzati kollégák által vitatott tételt említenék: nem tartalmazza, mint levéltári anyagot a dolgozói iratokat, az újítási iratokat. A BFL-ben a feladat masabb és bonyolultabb volt: több ezer nagyságrendjében kisebb, de teljességgel rendezetlen irattár felszámolásához kellett útmutatót készíteni, az iratokhoz mit sem értő felszámolóknak. A saját munkánk megkönnyítése érdekében selejtezési tervet kellett kidolgozni a teljesen hiányzó, vagy teljesen elavult, vállalati irattári terv kiváltására. Az elkészült tájékoztató - amelyet a kutatóteremben megszerezhettek a felszámolók - az elvégzendő munkákat részletező útmutató és iratminták mellett 2 mintajegyzéket tartalmaz. Az egyik a selejtezhető irattári tételek selejtezési mintajegyzéke az irattári tervek mintájára: tételszám, tárgy, őrzési idő feltüntetésével. Ez a mintajegyzék, mint selejtezési terv, jogilag is alkalmazható visszamenőleges hatállyal. A napi munkában a jegyzék bevált, a tömeges selejtezést a kezelő kollégáim is ellenőrizni tudták, s a túlterhelt levéltárosokra már csak a vitás tételekre vonatkozó döntés maradt. A tájékoztató csomagban lévő másik jegyzék, a levéltárnak átadandó iratok jegyzéke, a vállalati szervezeti eszmei rendbe szedve, tételszámmal, tárgy megnevezéssel. Gondolom, felismerik a kollégák ez utóbbiban a célzatosságot: ez egyben rendezési terv is, azzal a szándékkal, hogy középszinten rendezett iratok kerüljenek a levéltárba. Miután a ténylegesen elvégzendő munkát foglaltuk össze pontról pontra, a felszámolók használták és használják ma is a mintánkat. Saj25