Selejtezés

XXV. A jogszolgáltatás területi szervei - Fehér Csaba–Sarusi Kiss Béla: A Pesti Központi Kerületi Bíróság 1987. évi polgári peres iratainak felmérése: a Pesti Központi Kerületi Bíróságon 1999. szeptember–2000. február folyamán végzett felmérés tapasztalatai. • 2000. [LSZ 2000/4. 17-30. p.]

Az egyes bírók mellett működő kezelő irodákból az ügy befejezése után két évvel adják le a pereket rendezetlenül az irattárba, de továbbra is az irodákon őrzik az anyaghoz tartozó lajstromkönyveket. Ez éves átlagban kb. 2,25 ifm segédletet jelent (névmutatók, lajstrom és „kis" irattári lajstrom). Bár a bírósági forma-iratborítók kiváló lehetőséget biztosítanak az ügyhöz kapcsolódó irattári intézkedések, határidők, belső tartalmi nyilvántartások stb. vezetésére, ettől eltekintenek. Amennyiben egy per korábbi előzménnyel rendelkezik, akkor azt eredeti iratborítójával együtt csatolják az újabb lajstromszám alatt indított perhez. Ha területi, vagy perjogi il-letékességböl más bírósághoz teszik át az ügyet, akkor ún. pótborítékot illesztenek a peranyag helyére, amelyben az áttételről szóló végzés megtalálható. Mivel a pótborítékokat, egyetlen esetben sem ítéltük levéltári megőrzésre érdemesnek, hiszen az áttétel a lajstromban szerepel, a számcsoportoknál részletezett selejtezéseknél külön nem térünk ki rá. Érdekes, hogy a különkezelt perek

5 a belső selejtezés után sokkal na-gyobb mértékben csökkenhetnek, amelynek oka, hogy a nem érdemi iratok és a duplumok ott nagyobb arányban találhatók. Az 1956. évtől 1965-ig egyáltalán nem maradt fenn polgári peres iratsorozat. Az 1965-től 1981-ig terjedő időszak polgári peres iratainak ítéleteit és a befejező határozatokat mikrofilmezték, (a mikrofilmek jelenleg még a bíróságon találhatók), majd ezt a már részselejtezett anyagot is megsemmisítették. Az 1970. évi, mintaévként fennmaradt selejtezetlen iratanyag különös figyelmet érdemel a jövőbeni levéltári iratátvételnél.

6 A legkorábbi, még részselejtezetlen 1987. év, már vészesen közel van a rendszerváltás — a polgári perek fajtáinak tekintetében is jelentős változást ígérő — időpontjához. (Sajnos ennek ellenére sem biztosított, hogy az így selejtezett iratokat belátható időn belül átvegye a levéltár, hiszen helyhiánnyal küszködik.) A PKKB-n pertípusok szerint számcsoportokba lajstromozták az iratokat. A számcsoportok elnevezése csak a jellemző ügyeket takarja, ezért az ügycsoportoknál külön jelezzük, hogy azokban milyen, az elnevezéshez képest más ügyek fordulnak elő. A számcsoportok léte mégis lehetővé teszi, hogy a viszonylag homogén I-VI. számcsoportban 10%-os, a VII. (vagyon) számcsoportnál pedig 40%-os mechanikus mintavételt javasoljunk. Az így kiválasztott iratok mennyisége számításaink szerint 27,61 ifm, amely részselejtezés után 10-14 ifm-t tehet ki. A mechanikus mintavételen túl, az egyedi levéltárosi szempontok alkalmazásával még évenként max. 5-6%, kb. 5-6 ifm (részselejtezve 2-3 ifm) mennyiségű irat átvételét tartjuk indokoltnak. A százalékos mintavétel mechanikus mintát jelent, ahol a kezdőszám szabadon választva 1-100 között lehet. Azoknál a számcsoportoknál, ahol a jellemzően előforduló pertípusok mellett más pertárgyak is előfordulnak, a kiválasztás után meg kell vizsgálni, hogy azok számarányuknak megfelelően legyenek képviselve a mintában (pl. a lakás-perek ügycsoportnál szereplő újítási perek). A gyakorlatban azt tartjuk kivitelezhetőnek, hogy a közeljövőben várható részselejtezés bejelentése után megkérjük a bíróságot a mechanikus selejtezésre kijelölt iratokban a szempontjainknak megfelelően elvégzendő részselejtezésre; illetve a selejtezés meg3 Azok az ügyek, amelyek az eljárás során olyan nagy méretűre duzzadtak, hogy később nem tudták visszailleszteni eredeti helyükre. 6 Nagyon érdekes, hogy ez az év terjedelmében mintegy fele az 1987. évnek. A terjedelem ugrásszerű növekedése nem áll arányban a perek számának növekedésével. 18