Rendezés

Általános - Ankét a levéltári rendezésről. • 1959. [LH 1959/1–2. 25-49. p.]

pénztár, a kincstári rendszerű számviteli iratok rendezése - kutatása szempontiából teljesen közömbös, A számviteli iratokban igen kevés a íárgyszerinti rendezés lehetősége, esetleg a selejtezés után maradt okmányok anyagára korlátozható. A törvényhatóságokban a gazdálkodás és a számvitel alapja a költségvetés. A külön alapok, tömegek, vagyonállagok összes könyvei, iratai a költségvetés szerkezeti változásai figyelembevételével rondszerezendök és bontandók csoportokra, sorozatokra. Ez a munka inkább a városoknál okoss problémát, de a számviteli könyvek egyformán hasznosak a megyei és városi kutatásoknál A számviteli könyvek rendezése kitünö forrásanyagot nyújt, nemcsak a törvényhatóság háztartása és gazdálkodása megismeréséhez. Az érdemi ügyeknek tudjuk, költségkihatása van s mert a gazdálkodás mindig gyakorlati áttekintést igényelt, a számvevőségi könyvek jó áttekintést nyújtanak az igazgatási ágazatok ügyeiről is. Sokszor bizonyos témát csak itt lehet kikutatni, pl. ismeretlen személyek, egyesületek művelődéspolitikai tárgyú iratai nem halászhatók vagy kutathatók ki a nagy köz ponti irattárakból. A számviteli iratoknak igen sokrétű a jelentőségük, s mert jól selejtezhetők, lőleg a selej tezésük okoz problémát. A területi levéltárak dolgozói előtt ezért legvégül arra mutatok rá, hogy még nagyobb elövigyázatot igényel a tanácsi pénzügyi osztályok jelenlegi .differenciált apparátusában a na<gr forrásértéket képező pénzügyi és számviteli iratoknak selejtezése. SÁRKÖZI ZOLTÁN: Felhívja a figyelmet a gazdasági iratok irattározásánál ma is fennálló veszélyekre, melyek különösen a decimális rendszernél fordulhatnak elő. A nyugatnémet üzemi levéltári gyakorlatban meghonosult a tizedes rendszer formájában a szubjektiv, metódikus tárgyi csoportosításra való hajlam. Van olyan üzemi levéltár, amely pl. a nevezetes korszakokra (a háború, infláció, megszá'lás) vonatkozó iratanyagot kigyüjti. A decimális rendszer csak abban az esetben megfelelő, ha az egyes csoportok valamiképpen a szervek felépítéséhez, struktúrájához kapcsolódnak. Lehetséges tehát, hogy egy decimális rendszerben kigyüjtjük a tervügyoket, mert ma a legtöbb vállalatnál működik tervosztály. E rendszer csak akkor jó, ha az iratok tárgyi-szervezeti alapon történő összetartozását, a pertinencia elvét is figyelembe vesszük, különben könnyen levél tári «harakiriU követhetünk el. Ujabban Kelet-Németországban is felbukkant a metódikus, decimális rendezési elv. Apró megjegyzésként megemlíti még. hogy a numerikus és a tárgyi irattári rendszer nem okvetlenül a közigazgatási, illetőleg a gazdasági iratanyaghoz kapcsolódik, mint ahogy ezt egyes közigazgatási levéltárban dolgozó kollégák gondolják. Jenéi kartárs korreferátuma mindenkit meggyőzhetett arról, hogy a múltban elég sok gazdasági anyagot kezeltek számsoros irattári rendben. Ma általánosságban ilyen módon irattározzák a kereskedelmi levelezés iratanyagát BORSA IVÁN: A kiadott körkérdés és referátum igen nagy problémakört ölel fel. Többet mint amit egy ilyen ankét át tudna tekinteni. Milyen tapasztalatokat lehet leszűrni a nemzetközi gyakorlatban arra vonatkozóan, hogy a levéltárak miként igyekeznek anyagukat áttekinteni és publikussá tenni? Az útmutatókat és fondj egy zekéket vagy a mi esetünkben alapleltárat tartjuk a dokumentáció alapjának fondszinteri. Problémáink ezután kezdődnek. Ha részletesebb dokumentációra törekszünk, tárgyilag csoportosított iratanyag esetében kézenfekvő, hogy a tárgyi kategóriákat felsoroljuk repertóriumokban (Findbuch) és a tárgyilag tagolt egyes egységekről (Aktenband) adjunk.fölvilágosítást, Az Európa jelentékeny részén elterjedt iratrendezési rendszerek egyik alapvető elv> bázisa, hogy az anyagot tárgyilag tagolják és erről adnak azután tájékoztatást akár házi segédlet, akár közreadott leltár formájában. Arra nem vállalkoznak, hogy általánosságban egyes iratokról, még kevésbé, hogy az azokban lévő egyes adatokról adjanak dokumentációs tájékoztatást. Ezt csak speciális értékű, jelentőségű iratoknál teszik meg. - Nálunk, amikor arra kezdtünk törekedni, hogy a iondszint alá menjünk, ütköztünk abba a problémába, hogy Magyarországon az iratanyag jelentékeny része sorozati rendszerben van elhelyezve, tehát a fondon belül már nincsenek nagyobb kategóriák, csak egyes ügyiratok vagy iratok. Problémánk a segédletkészítés és rendezés szempontjából az, hogy 44