Rendezés

Általános - Ankét a levéltári rendezésről. • 1959. [LH 1959/1–2. 25-49. p.]

A központi alispáni, városi tanácsi, majd polgármesteri irattárak kivételével, az összes egyszerűbb ügykőrünek megjelölt szervek irattárai általában Jól selejtez he tők, kisebb mennyiségűek, s ha nincs is egykorú segédkönyv, rendezésük sok problémát nem okoz. « szerv szervezete, ügykörei könnyen megállapíthatók, elválaszthatók, s ez a rendezés alapja lehet df központi városi tanács), majd polgármesteri irattárakban találkozunk a végrehajtó hivatali szervezet tagolódását mutató ügyosztályok irataival, vagy az alispáni irattárakban kutíős iratkezeléssel. Minél jobbak az egykorú segédletek, s minél jobb az ügyosztályok vagy az irattári kutlök tagolódása, annál jobb a kutatásnak lehetősége is. Az egykorú ügyviteli segédletek, a közigazgatás ügybeosztása, ügyosztályszervezete azonban a közigazgatás mindenkori szükségletei szerint alakultak ki. vagy készültek, s a segédletek az egykorú közigazgatás nyelvén íródtak. A probléma gyökere a kutató szempontjából éppen az*, hogy megismerje a közigazgatási szerveknek hatáskörét működését, iratai forrásértékét s könnyen megtalálja a kutatás forrásanyagát A levéltár feladata, hogy mindezt lehetővé tegye. Nem könnyű feladat mert a közigazgatás tartalma', feladatköre, a szerveknek hatásköre változik, pl. az 1870-es és 4920-as évek szociális, egészségügyi, gazdasági, kulturális igazgatásának feladatai egészen mások. Időközben a decentralizálás is érvényesült Kibővülnek a községi feladatok, segédszervek, központi szakirányitó szervek alakulnak ki a városokban. Egyre differenciáltabb a közigazgatás tartalma és szervezete is. Főleg áll ez a városi törvényhatóság igazgatására. Ha rendezünk, a cél az iratanyag hozzáférhetővé tétele. A kérdés ebben a vonaücozásban az, hogy a kutathatóságot az eredeti rend helyreállításával, az iratok tárgyi vagy más rendszerű átcsoportosításával, vagy jó segédletekkei biztosithatjuk-e inkább? A polgári kori törvényhatósági igazgatás szervei tipusszervek hatáskör és ügykör tekintetében, de nem tipusszervek iratkezelés szempontjából, az ügyek tartalma, forrásértéke szempontjából. Az iratoknak nemcsak kezelési rendje, de mennyisége is nagy változatosságot mutat a szervek iratainak segédletei is igen különbözők. Budapesten a fővárosi levéltárban az iratok jobb kutatását eddig tematikai feltárással és segédletkészítéssel mozdítottuk elő. A fővárosi központi igazgatásban igazgatási és városgazdasági ágazatok szerint ügyosztályok központi irattára található (az összes ügyosztályok iratainak közös segédkönyveik vannak), s erről a nagy, 2500 ím terjedelmű irattári anyagról ügykörjegyzéket készítettünk, amely 30 ágazat csoportosításában, azonbelül 800-900 ügykör felsorolásával mutatja ki a városigazgatás ügyeit megjelölve, hogy milyen ügykör mely időpontban jelentkezik, s melyik ügyosztály intézte. Már az ügykörök meghatározása is egy szerven belül sokszor igen nehéz feladat: az ügykör változásai, az ügyintézés decentralizálása, hatáskör-átruházás, s egyéb módosulások miatt Sokszor egy ügynek is több tárgyi vonatkozása van; munkásmozgalmi, kulturális, politikai stb. Az iratok rendezése szempontjából leginkább az javasolható, hogy a törvényhatósági tipusszervek ügyköreit külön-külön vizsgáljuk meg, s az iratok rendszere, mennyisége, meglévő segédleteinek értékelése alapján Jelölhető meg az iratanyag Jobb kutathatósága biztosításanalc ulja. Ez egyes szerveknél anyagfeltáró cédulákkal, más szerveknél, főleg egyszerűbb ügykörü szerveknél, ha külön jelentősége van, az anyag átrendezésével könnyen biztositható. Az összetettebb ügykörü szervek iratainak ügykörök szerint vagy tárgyi rendszerben való csoportosítása, átrendezése azonban az elmondottak szerint alapos előkészítést és sok gyakorlati tapasztalatot igényel. Ehhez még csak annyit teszek hozzá, hogy az iratkezelés is sok problémát rejt magában a tárgyi rendezés szempontjából, pl. egy személy több különböző ügye egy ügyiratban található, vagy pl. Budapesten évtizedekig intézték egy ügyiratban a törvényhatósági és állami pénzügyi elszámolásokat s ezek közé kerültek 19i9-ben (történetesen a századeleji irattári évfolyamban irattározva) a Tanácsköztársaság alatti állami pénzellátás iratai is, holott az más jellegű pénzügyi elszámolás volt s felveti a Tanácsköztársaság fOndjainak kérdéseit, amit külön kellene megtárgyalnunk. Végül röviden szeretném érinteni a törvényhatósági számviteli iratokat, a számvevőségek, pénztárak és más számadó közegek iratait. Az, hogy állami vagy városi volt-e a számvevőség és 43