Rendezés

Általános - Ankét a levéltári rendezésről. • 1959. [LH 1959/1–2. 25-49. p.]

vannak olyan kis. legfeljebb egy-két iratcsonóra terjedő levéltárak (legalább is családi levéltárak vonalán), ahol átrendezéssel is biztosithatjuk a kutatás rendelkezésére való bocsátását, de ezektől eltekintve a tárgyi csoportosítás s a raktári áttekintő jegyzék elkészítése az egész anyagról volna a következő lépés az anyag kezelhetőség© és felhasználhatósága érdekében. ORT JÁNOS: A polgári köri; megyei és városi törvényhatóságok levéltárairól, pontosabban a fondok rendezési kérdéseiről kívánok szólni az iratok tárgyi csoportosítása gyakorlati vo -natkozásában. Ha rendezésről beszólunk, a fő kérdés az; hogyan tegyük hozzáférhetővé a törvényhatósági szervek közigazgatási irattárait? S ehhez legelsősorban azt szükséges megállapítanunk, hogy mi van a szervek irattáraiban ? * A törvényhatósági közigazgatás szervei önkormányzati és állami közigazgatási ügyeket intéztek, amit nem szükséges megkülönböztetni; mondhatjuk állami közigazgatási ügyek iratai találhatók a törvényhatósági irattárakban. A törvényhatósági közigazgatás szervei tehát ügyeket intéztek, s ügyintézésük során a számviteli közegek működését kivéve, zömmel ügyiratok keletkeztek. A közigazgatási ügyeknek jogszabály által meghatározott csoporija jelenti az egyes szerveknek ügyköreit, több rokon ügykör pedig a törvényhatósági igazgatásnak szakágazatait. A közigazgatási szerveknek ügybeosztása s belső szervezeti tagolódása is mindenkor a jogszabályokban meghatározott hatáskörükbe eső ügykörök és eljárások szerint történt. Egy közigazgatási ügynek többféle tárgyi vonatkozása lehet. A tárgyi vonatkozás azonban nem volt szempontja a közigazgatásnak, az csupán a kutatás során merül Fel. A közigazgatási szervek iratainak rendezésénél is helyesebb - a tárgyi vonatkozások sokszor szubjektív megítélésének elkerülése végett - ha a szerv első szervezeti tagolódását, ügyköreit, hatáskörét alapulvevö rendezésről, s iraícsoportositásról beszélünk. Hogy a tárgyi csoportosítás ezenbelül mennyire érvényesíthető vagy szükséges, azt az egyes szervek ügykörei, vagy a kutathatóság szempontjai alapján külön kell eldönteni. Ha a törvényhatósági igazgatási szervek funkcióit (a hivatalnokok működését hatósági körükben) s hatáskörét nézzük, akkor azt állapíthatjuk meg. hogy vannak egyszerű és összetett ügykörü szervei a törvényhatósági igazgatásnak. A legdifferenciáltabb és változó ügykörö irattárak a törvényhatósági levéltárakban a megyei alispáni és a városi tanácsi, majd polgármesteri irattárak. A törvényhatóság többi központi szerve és hatósága már egyszerűbb ügykörü szervek. Ezek a főispán, bizonyos tekintetben a törvényhatósági bizottság, a közigazgatási bizottság, árvaszék, a központi tisztviselők hivatalai (ügyészség, levéltár) s ugyanilyennek minősülnek a törvényhatóságban az alispán és polgármester mellett működő állami szakigazgatás szervei is (tiszti főorvos, gazdasági felügyelő, állatorvos, szociális felügyelő). Ezek a szervek egyrészt különböző időpontoktól kezdve működnek, de nagyjából egyformán értékelhető típus szervek, melyek Bp. Főváros törvényhatóságában sem mutatnak sok eltérést s általában egyszerűbb ügykörü szerveknek minősülnek. Ugyanest mondhatjuk a törvényhatóság szociális, kulturális igazgatásának segédszerveiről, intézményeiről: mig a városi üzemek igazgatása, ügyintézése igen különböző lehetett, s inkább a vállalatok körébe tartoznak. Külön helyet foglalnak el a törvényhatóság külső szervei közt a járási főszolgabírók és a budapesti kerüleíi elöljáróságok, melyek már differenciáltabb, összetettebb ügykörü szervek. A felsorolt különböző ügykörü és iratkezelésü szerveknek iratait az egykorú segédletek melleit eddig különböző levéltári segédletekkel kívántuk hozzáférhetővé tenni. ün. az alapleltár. csomojenyzők. tematikai feltárás, s ismertető leltár. Az utóbbi azonban a törvényhatósági levéltárak anyagáról tudomásom szerint még igen kis mértékbon s nem sok helyen készült. Közös ismertetője ezeknek a segédleteknek, hogy többféle célt szolgáltak.** Az emiitett törvényhatósági szerveknek iktatórendszerü irattáraik vannak, kivéve a számvevőségi, pénztári és részben az üzemi iratokat, melyekkel külön kell foglalkozni. 42