Rendezés

XI-XXIX. Gazdasági szervek - Útmutató a tanácsi levéltárakban őrzött gazdasági iratanyag rendezéséhez. • 1972.02.12 [51321/1972 X. LIG]

- 6 -5 Gazdaság iratanyagnál középszintű tárgyi rendezés alatt az iratoknak a fondón, illetve az állagokon belül a legkisebb tárgyi egységek szerinti csoportosítását értjük. A legkisebb tárgyi egységeket az iratanyag ismerete alapján lehet kialakítani. Egységes irányelveket megállapítani e téren aligha lehet. A legkisebb tárgyi egység ismérve, hogy egy vagy több dossziéban egyesitett azonos tárgyú iratot tárgyilag tovább nem lehet vagy nem célszerű Üntani, Plé egy meghatározott gyártási szabadalom iratanyaga, mint tárgyi egység tartalmazza a szabadalmi okiratot, a találmány műszaki leirását, a műszaki rajzokat, a licencszerződést, a licencdijak kimutatását és a gyártási eljárásnak külföldi országikban való szabadalmaztatását. Pénzintézeti fondóknál egy konkrét jelzálogkölcsön iratanyaga, mint legkisebb tárgyi egység magában foglalja a kölcsönra vonatkozó megállapodástj a hitelbiztosítéki okiratot és a jelzálogkölcsön telekkönyvi riztositására vonatkozó iratokat. A legkisebb tárgyi egység terjedelmére nézve gyakran azonos a dossziéval. De terjedelme - mint a példának emiitett gyártási szabadalom esetében is látható - töbi doszsziét is megtöltheti A bányavállalatok rendszerint több doszsziéban tárolták az egy bizonyos szénterületre vonatkozó szénjogi szerződéseket és a terragiumdijakkal kapcsolatos levelezést. Az ugyanazon kartellre vonatkozó szerződések, karte11-ülési jegyzőkönyvek és a kartelltagokkal folytatott levelezés is rendszerint több dossziéban nyertek elhelyezést. Az iratoknak legkisebb tárgyi egységekbe sorolása gyakorlatilag az Ömlesztett iratanyagnak lépésről-lépésre t

v

rténő felszámolásával történik,, A munka megkönnyítése szempontjából még a rendezés kezdetén célszerű a formális ismérvek alapján könnyen felismerhető nagyobb lratsorozatokat, mint a személyzeti és könyvelési osztályok állagához tartrzó